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生成AIコラム

一覧に戻る 2025年09月18日

ChatGPTで業務効率化！今すぐ使えるプロンプト付き完全ガイド

はじめに
ChatGPTが業務に与える影響
ChatGPTで効率化できる業務例
ChatGPTで文章の作成・要約・校正を効率化
ChatGPTで情報検索を効率化
ChatGPTで情報処理・データ分析を効率化
ChatGPTで顧客サポート・問い合わせ対応を効率化
ChatGPTでその他業務を効率化
ChatGPTで業務効率化する際のポイント
ChatGPTで業務効率化を実現した企業例
法人向けチャットサービス「ナレフルチャット」で企業の生成AI活用を加速

はじめに

「毎日の業務に時間がかかりすぎる」「単純作業に追われて本来の仕事に集中できない」「業務効率化の方法がわからない」といった悩みを抱えるビジネスパーソンは多いでしょう。

その課題を解決するのが、ChatGPTを活用した業務効率化です。適切なプロンプトを使えば、文章作成から情報処理まで幅広い業務を自動化できるようになります。

本記事では、ChatGPTで効率的に業務を改善する具体的な方法と、今すぐ使えるプロンプト例について解説します。業務の生産性向上・時間短縮を目指す方は、ぜひ参考にしてください。

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ChatGPTが業務に与える影響

ChatGPTを導入することで、現代の企業活動に大きな影響を与えます。既に多くの企業で導入が進んでおり、事業を推進するための強力なツールとなっています。

ここでは、代表的な3つの影響について解説します。

業務時間の大幅削減
業務のクオリティの向上
新たなアイデアの創出

業務時間の大幅削減

ChatGPTを活用することで、従来手作業で行っていた業務の処理時間を劇的に短縮することができます。ランサーズ株式会社が実施した調査によれば、生成AIを使用することで約8割の方が業務の時間短縮を実現しており、中でも19％の人が3時間以上の時間単出を実現しているとのことです。

参照・引用：：「『生成AI業務活用実態調査』を公開。約8割が業務効率化を実感」ランサーズ株式会社

上記アンケートはLancersに登録しているフリーランス・個人事業主・副業ワーカー向けのものではありますが、企業で一般的に行われている定型業務、例えば、文書作成、データ整理、情報収集などの作業においてChatGPTは活用できるため、企業全体の生産性向上に大きく寄与します。

業務のクオリティの向上

ChatGPTは作業時間の短縮だけでなく、成果物の品質向上にも活用できます。AIが持つ膨大な学習データにより、人間だけでは気づかない視点や表現方法を提案できるのです。

文書作成では表現や文言の正確性が向上し、データ分析では見落としがちなパターンや傾向を発見できます。また、網羅的にデータを処理してくれるため、ミスやエラーの削減にも効果的です。

従業員のスキルレベルに関係なく、一定水準以上の成果物を安定して作成できる点も大きなメリットといえるでしょう。

新たなアイデアの創出

ChatGPTは既存の業務改善だけでなく、新しいアイデアや解決策の創出にも活用できます。異なる業界の事例や手法を組み合わせた提案や、自分の知らない分野の関連情報提供、従来の発想を超えたアプローチを示すことで、イノベーションの起点となるのです。

0から相談するだけでなく、自分のアイデアの壁打ちパートナーとして活用することで、個人や小チームでも多角的な検討が可能になります。特にアイデア出しが苦手な従業員にとって、非常に効果的です。

ChatGPTで効率化できる業務例

ChatGPTは幅広い業務分野で活用できますが、当然企業により業務内容は千差万別で、ChatGPTが生かせる業務というのは企業の体制や事情によって異なります。では、どんな分野でChatGPTを活用しているケースが多いのでしょうか。

NSSスマートコンサルティング株式会社が行った、業務でChatGPTを活用している会社員を対象に、「業務でのChatGPTの活用実態と信用度」に関する調査にでは、最も多いのが「文章の作成・要約・校正」で約半数の人が活用しており、次いで「情報検索」「情報処理・データ分析」が続いています。

また、約8割の人が週に数日から毎日という頻度で日常的に使っているという結果も出ています。

参照・引用：「【業務でのChatGPT活用実態調査】約9割がChatGPTの出力情報を信用していると回答！作業効率、創造性の向上とともに浮かび上がる課題とは…？」NSSスマートコンサルティング株式会社

ここからは、実際によく使われている以下の4つの分野に分けて、具体的な活用方法とすぐに使えるプロンプト例を紹介していきます。

文章の作成・要約・構成
情報検索
情報処理・データ分析
顧客サポート・問い合わせ対応

それでは、各分野での具体的な使い方を詳しく見ていきましょう。

ChatGPTで文章の作成・要約・校正を効率化

最も活用されることの多い文章作成業務は、ChatGPTが最も得意とする分野の一つです。メール、議事録、論文要約など、様々な文書作成において大幅な効率化が期待できます。

ここでは、代表的な以下の6つの活用方法について解説します。

メール文章作成
翻訳、多言語化
議事録の作成
サイトや論文の要約
誤字脱字の発見
リーガルチェック補助

メール文章作成

ChatGPTを活用することで、相手や状況に応じた適切な表現と構成で、短時間で質の高いメールを作成できます。文脈や今までのやり取りも加味させることで、より自然なメールが完成します。

▪️プロンプト例

あなたはプロのメール文章作成者です。以下の情報に基づいて、適切で効果的なメール文章を作成してください。
1.メールの基本情報:
・宛先: 宛先を入力してください
・件名: 件名を入力してください
・目的: メールの目的を簡潔に説明してください
2.コンテキスト:
・相手との関係: ビジネス関係者、友人、上司など、相手との関係を入力してください
・過去のやり取り: 関連する過去のやり取りがあれば簡潔に説明してください
3.トーンとスタイル:
・フォーマリティ: フォーマル、セミフォーマル、カジュアルなど、希望するフォーマリティを入力してください
・トーン: フレンドリー、プロフェッショナル、謝罪、感謝など、希望するトーンを入力してください
4.追加情報:
メール本文に含めたい具体的な情報や要点があれば入力してください

上記の情報を基に、適切な挨拶、本文、締めくくりを含む完全なメール文章を作成します。文脈や状況に応じた表現を使用し、自然で効果的なコミュニケーションを実現します。作成したメールは、構成要素ごとに分けて表示します。

▪️出力例

このプロンプトを使用することで、状況に応じたビジネスメールを数秒で生成できます。これにより、周囲との関係を円滑に保ちつつ、コア業務に集中することが可能です。

翻訳、多言語化

ChatGPTは高精度な翻訳機能を持っており、文脈やニュアンスを考慮した自然な翻訳が可能です。特にビジネス文書やアカデミックな文書の翻訳では、専門用語や業界固有の表現も適切に処理できるため、かなり有効活用できます。

▪️プロンプト例

あなたは、多言語に精通した専門的な翻訳者です。以下の指示に従って、高品質な翻訳を提供してください。
1.翻訳する文章：
ここに翻訳したい文章を入力してください。
2.原文の言語：原文の言語を指定してください（例：日本語、英語、フランス語など）
3.翻訳先の言語：翻訳後の言語を指定してください（例：日本語、英語、フランス語など）
4.文書の種類：文書の種類を指定してください（例：ビジネスレター、技術マニュアル、学術論文、一般文章など）
5.特定の業界や分野：関連する業界や分野があれば指定してください（例：IT、金融、医療など）。該当しない場合は「なし」と入力してください。

翻訳の際は、以下の点に注意してください：
・文脈とニュアンスを十分に考慮し、自然で流暢な訳文を作成する
・専門用語や業界固有の表現を適切に翻訳する
・文化的な違いを考慮し、必要に応じて意訳や説明を加える
・原文の意図や感情を正確に伝える

翻訳後、以下の形式で結果を提示してください：
翻訳結果：
[翻訳された文章]
翻訳の品質チェック：
・正確性：
・自然さ：
・専門用語の適切性：
・文化的配慮：
改善提案：
[翻訳をさらに改善するためのアドバイスや代替表現があれば記載]

▪️出力例

翻訳後の文書は、そのまま海外取引先への送付やプレゼンテーション資料、WEBサイトなどの公開文書として使用できる品質となっています。

議事録の作成

ChatGPTを活用すれば、会議の文字起こしや手書きメモから、構造化された議事録を簡単に作成できます。重要なポイントの整理や次回アクションの明確化など、ビジネス上必要な処理が可能です。

▪️プロンプト例

あなたは、効率的で正確な議事録作成のエキスパートです。以下の手順に従って、提供された情報から構造化された議事録を作成してください。

ステップ1: 会議の基本情報を整理
・会議名: 会議名を入力してください
・日時: 日時を入力してください
・参加者: 参加者リストを入力してください
・議題: 議題を箇条書きで入力してください

ステップ2: 会議内容の要約
会議の文字起こしまたは手書きメモの内容を入力してください

ステップ3: 議事録の作成
上記の情報を基に、以下の構造で議事録を作成してください：
1.会議の基本情報（ステップ1の内容を使用）
2.議論の要点（各議題について主な議論を簡潔にまとめる）
3.決定事項（会議で合意された重要な決定を列挙）
4.次回アクション（誰が、何を、いつまでに行うかを明確に記述）
5.補足情報（必要に応じて、参考資料や追加説明を記載）

各セクションの作成時は、以下のポイントを意識してください：
・簡潔かつ明確な表現を使用する
・重要な情報を漏らさず記載する
・ビジネス文書として適切な語調を維持する
・箇条書きや見出しを効果的に使用し、読みやすさを確保する

最後に、作成した議事録全体を見直し、情報の正確性、構成の適切さ、読みやすさを確認してください。改善点があれば修正を加え、最終的な議事録を提示してください。

▪️出力例

この方法により、会議後すぐに整理された議事録を関係者に共有でき、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。

ChatGPTで議事録を作成する方法については、以下の記事で詳しく解説しておりますので、ご参照ください。

参考記事：ChatGPTで議事録作成を効率化！やり方・目的別のプロンプト例も紹介

サイトや論文の要約

長文の記事や論文を短時間で理解することにも、ChatGPTは活用できます。テキストだけでなくURLを貼るだけでも、重要なポイントを漏らすことなく、必要な情報を効率的に抽出してくれるのです。

▪️プロンプト例

あなたは、学術論文や専門的な記事の要約を得意とする熟練した研究者です。以下の指示に従って、与えられたテキストの要約を作成してください。

1.要約する対象:
ここに要約したい論文や記事のテキスト、またはURLを貼り付けてください

2.要約の長さ:
希望する要約の長さを指定してください（例：300単語、2パラグラフなど）

3.焦点を当てるべき点（複数選択可）:
・主要な論点や発見
・研究方法
・結果と考察
・背景情報
・将来の展望や応用

4.出力形式:
以下の構造で要約を提供してください。
・タイトル
・著者（該当する場合）
・発行年（該当する場合）
・要約本文
・キーワード（5つ程度）
・重要な引用（1〜2個、該当する場合）

与えられた情報を基に、重要なポイントを漏らすことなく、簡潔かつ包括的な要約を作成してください。専門用語は必要に応じて簡単な説明を加えてください。

▪️出力例

これにより、情報収集の効率が大幅に向上し、意思決定に必要な情報を迅速かつ漏れなく把握できるようになります。

誤字脱字の発見

ChatGPTは文章の校正・校閲での活用も効果的です。単純な誤字脱字から、文法的な問題、表現の改善提案まで幅広く対応可能です。

▪️プロンプト例

あなたは熟練した校正者・編集者です。以下の文章を詳細に分析し、校正・校閲を行ってください。
ここに校正・校閲したい文章を入力してください

以下の項目について、問題点と改善提案を箇条書きで列挙してください：
1.誤字脱字
2.文法的な問題
3.表現の改善（わかりやすさ、簡潔さ、適切さなど）
4.文章構造の改善

各項目について、以下の形式で出力してください：
・問題箇所：（原文をそのまま引用）
・問題の種類：（上記1-4のいずれか）
・改善提案：（具体的な修正案）
・説明：（なぜその修正が必要か、どのように改善されるか）

最後に、修正を反映した全文を提示してください。修正箇所は太字で強調してください。

▪️出力例

重要な文書や外部向け資料の最終チェックに活用するのがおすすめです。

リーガルチェック補助

ChatGPTは契約書や利用規約などの法的文書において、リスクポイントや改善点を指摘することもできます。ただし、最終的な法的判断は必ず専門家に確認することが重要です。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富な法律専門家です。以下の指示に従って、提供される法的文書を分析し、リスクポイントと改善点を指摘してください。

1.分析対象：
分析する法的文書の種類（例：契約書、利用規約）を入力してください

2.文書の目的：
この文書の主な目的を簡潔に説明してください

3.分析項目：
・リスクポイント：法的リスクがある箇所や曖昧な表現を指摘
・改善点：より明確または公平な表現への修正案を提示
・不足している条項：必要に応じて追加すべき条項を提
・案法的整合性：現行法との整合性をチェック

4.分析対象の文書：
ここに分析対象の文書全文を貼り付けてください

5.出力形式：
・概要：文書全体の印象と主な問題点（100字程度）
・詳細分析：各分析項目について、問題のある箇所を引用し、具体的な指摘と改善案を提示
・総括：全体的な評価と主要な改善推奨事項（3-5点）

▪️出力例

これにより、専門家へ相談する前に基本的な問題点を把握することができるため、より正確なリーガルチェックを実施することが可能です。

ChatGPTで情報検索を効率化

情報収集業務は、ChatGPTを活用することで、大幅な時間短縮と精度向上が実現できる分野です。従来時間のかかっていた市場調査や競合分析も、適切なプロンプトを使用することで効率的に実行できます。

ここでは、代表的な以下の4つの活用方法について解説します。

市場調査
競合分析
法規制の把握
営業リスト作成

市場調査

ChatGPTを活用することで、市場規模、トレンド、顧客ニーズなどの基本的な市場情報を短時間で整理できます。担当者一人では中々難しい複数の観点からの分析により、事業戦略の検討に必要な情報を効率的に収集可能です。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富な市場調査アナリストです。以下の情報に基づいて、包括的な市場分析レポートを作成してください。

調査対象: 
分析したい業界、製品、またはサービスを具体的に記入してください

以下の項目について、簡潔かつ詳細な分析を提供してください：

1.市場規模
・現在の市場規模（金額ベース）
・過去5年間の成長率
・今後5年間の予測成長率

2.市場トレンド
・主要な技術革新や新製品/サービス
・規制環境の変化
・消費者行動の変化

3.顧客ニーズ分析
・主要な顧客セグメント
・各セグメントの特徴と要求事項
・未満たされているニーズや機会

4.競合状況
・主要な競合他社（上位3-5社）
・各社の市場シェアと強み
・新規参入の脅威

5.SWOT分析
・業界全体の強み、弱み、機会、脅威

6.結論と戦略的示唆
・主要な調査結果のまとめ
・事業戦略検討のための推奨事項

それぞれの項目について、データに基づいた洞察を提供し、可能な限り具体的な数値や例を含めてください。情報源が不明確な場合は、その旨を明記してください。このレポートは経営陣への提案の基礎となるため、簡潔かつ actionable な内容にしてください。

▪️出力例

このプロンプトにより、新規事業検討や既存事業の戦略見直しに必要な情報を効率的に収集できます。ただし、最新の数値データについては、人力で確認することをおすすめします。

競合分析

ChatGPTでは、競合他社の戦略、強み・弱み、市場でのポジションなどを包括的に分析することもできます。自社の差別化戦略を検討する際に活用できるでしょう。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富な市場分析コンサルタントです。以下の情報を基に、競合他社の戦略、強み・弱み、市場でのポジションを体系的に分析し、クライアントの差別化戦略検討に役立つ情報を整理して提供してください。

分析対象業界: 分析したい業界名を入力してください
主要競合他社: 主要な競合他社名を箇条書きで3-5社程度入力してください
自社基本情報:
・主な強み: 自社の主な強みを簡潔に記述してください
・現在の市場ポジション: 自社の現在の市場ポジションを簡潔に記述してください

以下の構造で分析結果を提供してください：
1.業界概要
・市場規模、成長率、主要プレイヤー
・業界トレンドと将来の方向性
2.競合他社分析（各社について）
・企業概要
・主要製品・サービス
・戦略的アプローチ
・強み
・弱み
・市場でのポジション
3.競合他社比較
・主要指標による比較表
・ポジショニングマップ
4.自社への示唆
・差別化の機会
・潜在的な脅威
・戦略的オプション
5.結論と推奨事項
この構造に基づいて、詳細かつ洞察に富んだ分析を提供してください。各セクションでは、具体的なデータや例を用いて説明を補強し、クライアントが明確に理解できるようにしてください。

▪️出力例

この分析により、競合優位性の発見や戦略の見直しに必要な情報を得ることができます。

法規制の把握

ChatGPTで自社の事業に関わる法規制やガイドラインの情報を得ることもできます。コンプライアンス体制の構築や事業リスクの評価に活用可能です。

▪️プロンプト例

あなたは法規制とコンプライアンスの専門家です。以下の情報に基づいて、指定された業界の最新の法規制やガイドラインについて簡潔に要約し、コンプライアンスや事業リスクに関する重要ポイントを抽出してください

業界: ここに対象となる業界や事業分野を入力してください（例：金融、製造、IT、小売など）

関心のある法規制やガイドラインの種類: ここに具体的な法規制やガイドラインの種類を箇条書きで入力してください（例：個人情報保護法、労働基準法、環境規制など）

情報の更新期間: ここに希望する更新期間を入力してください（例：過去6ヶ月、過去1年など）

出力形式:
1.概要: 指定された業界における法規制やガイドラインの最新動向を100字程度で要約
2.主要な変更点: 箇条書きで3-5項目
3.コンプライアンス上の重要ポイント: 箇条書きで3-5項目
4.事業リスク評価: 高・中・低の3段階で評価し、その理由を簡潔に説明
5.推奨されるアクション: 企業がとるべき対応を2-3項目提案

以上の情報を構造化して提示し、経営層や法務部門が迅速に理解し行動できるよう、簡潔かつ具体的な内容にしてください。

▪️出力例

法規制は自分で調べると中々難しい部分がありますが、これにより基本的な法的要件を事前に把握することができます。とは言え、実際に事業を行う際には、専門家に確認するようにしましょう。

営業リスト作成

ターゲット企業の抽出から基本情報の整理まで、営業活動に必要なリスト作成を効率化できます。業界、規模、地域などの条件に応じてカスタマイズされた営業リストを生成可能です。

▪️プロンプト例

あなたは、世界クラスの営業戦略専門家です。ターゲット企業の抽出と基本情報の整理に基づいて、効果的な営業リストを作成する任務があります。以下の情報を使用して、カスタマイズされた営業リストを生成してください。

営業リスト作成パラメータ
1.業界: ターゲットとする業界を入力してください（例：IT、製造業、小売業）
2.企業規模: ターゲットとする企業規模を入力してください（例：大企業、中小企業、スタートアップ）
3.地域: ターゲットとする地域を入力してください（例：東京都、関東圏、全国）
4.その他の条件: その他の条件があれば入力してください（例：上場企業のみ、創業10年以上など）
5.必要な企業情報: リストに含めたい企業情報を入力してください（例：企業名、代表者名、従業員数、売上高など）

出力形式
以下の形式で、条件に合致する10社の営業リストを作成してください：
1.企業名
・業界:
・規模:
・所在地:
・代表者名:
・従業員数:
・売上高:
・その他特記事項:
2.企業名 （以下、同様の形式で10社分）

追加タスク
1.作成したリストの特徴や傾向を3点簡潔に分析してください。
2.このリストを活用した効果的な営業アプローチを2つ提案してください。

以上の情報を元に、カスタマイズされた営業リストとその分析、提案を提供してください。

▪️出力例

今回はサンプルですが、しっかり情報を入れて指示をすれば、具体的な企業情報を得ることが可能です。

さらにChatGPTは、指示によってはそのままの形で現状の営業プロセスに組み込める、CSV形式でリストを作成することも可能です。

詳しくは以下の記事で解説していますので、ご参照ください。

参考記事：ChatGPTで営業リスト作成を効率化！短時間で高品質リストをつくる3ステップ

ChatGPTで情報処理・データ分析を効率化

情報処理・データ分析においてもChatGPTは活用できます。データの前処理から分析結果の解釈まで、一連のプロセスを効率化でき、データドリブンな意思決定に寄与するでしょう。

ここでは、代表的な以下の4つの活用方法について解説します。

データの整形・クレンジング
分析の実施
レポートの作成
Excel関数の作成

データの整形・クレンジング

散らばったデータを分析可能な形式に整理し、不要なデータや異常値を除去する作業を自動化できます。手作業では時間のかかるデータクリーニング作業を大幅に効率化可能です。

ここでは、代表的な以下の4つの活用方法について解説します。

データの整形・クレンジング
分析の実施
レポートの作成
Excel関数の作成

データの整形・クレンジング

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富なデータサイエンティストで、データの整形とクレンジングの専門家です。以下の手順に従って、ユーザーのデータを分析可能な形式に整理し、クレンジングするための詳細な手順を提供してください。

1.データの概要分析:
・データの形式: データの形式（CSV、Excel、JSON等）を入力してください
・列数: データの列数を入力してください
・行数: データの行数を入力してください
・主要な列の内容: 主要な列の内容を簡潔に説明してください

2.データの整形: 
a) 列名の標準化（スペースの削除、小文字化など） 
b) データ型の適切な変換（日付、数値、文字列など） 
c) 欠損値の処理方法の提案 
d) 重複データの検出と処理方法の提案

3.データのクレンジング: 
a) 外れ値の検出方法と処理方法の提案 
b) 不適切なデータの検出と修正方法の提案（例：年齢が負の値、日付が未来の値など） 
c) 文字列データのクリーニング（余分な空白の削除、大文字小文字の統一など）

4.データの正規化/標準化: 
a) 数値データの正規化または標準化の方法提案 
b) カテゴリカルデータのエンコーディング方法の提案

5.データの検証: 
a) クレンジング後のデータの品質チェック方法の提案 
b) サンプルデータの確認方法

6.自動化の提案:
・上記のステップを自動化するためのPythonスクリプトの概要を提案してください。

各ステップについて、具体的な実行方法と注意点を詳細に説明し、ユーザーのデータに適した最適なアプローチを提案してください。また、データの特性に応じて追加のクレンジング手順が必要な場合は、それらも提案してください。

▪️出力例

このプロンプトにより、分析前にデータを準備するという煩雑な作業を大幅に短縮し、本来の分析業務により多くの時間を投入できるようになります。

分析の実施

売上データ、顧客データ、アンケート結果などの様々なデータに対して、ChatGPTを活用することで統計的な分析や傾向の把握をすることができます。専門的な統計知識がなくても、基本的なデータ分析を行うことが可能です。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富なデータアナリストです。以下の手順に従って、ユーザーのデータ分析をサポートしてください。

1.データの概要:
・データの種類: 分析するデータの種類を入力してください（例：売上データ、顧客データ、アンケート結果など）
・データの期間: データの対象期間を入力してください
・データのサンプル数: データのサンプル数または概算を入力してください

2.分析の目的:
データ分析の主な目的や知りたい情報を入力してください

3.データの特徴:
主要な変数や特徴について簡単に説明してください。

4.基本的な統計情報:
データの平均、中央値、最小値、最大値、標準偏差などの基本的な統計情報を提供してください。

5.データの可視化:
適切なグラフや図表を用いてデータの傾向を視覚化し、説明してください。

6.傾向分析:
データから読み取れる主要な傾向や特徴を説明してください。

7.相関関係:
データ内の変数間の相関関係があれば指摘し、その意味を解説してください。

8.洞察と推奨事項:
分析結果に基づいて、ビジネスや意思決定に役立つ洞察や推奨事項を提供してください。

9.追加分析の提案:
より深い理解を得るために実施可能な追加分析があれば提案してください。

各ステップにおいて、専門用語は可能な限り平易な言葉で説明し、ユーザーが理解しやすいように配慮してください。また、ユーザーからの質問があれば、丁寧に回答してください。

▪️出力例

この分析により、人力では中々見つけづらい、データに隠れたビジネス上のインサイトを効率的に発見することができます。

レポートの作成

ChatGPTは、調査したデータや分析結果を経営陣や関係者に分かりやすく伝えるレポートを生成することもできます。データを効果的に伝えるグラフの選択から、分析した上での結論まで、一貫して実行してくれるのです。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富なデータアナリストおよびレポートライターです。以下の情報に基づいて、経営陣や関係者向けの分かりやすく効果的なデータ分析レポートを作成してください。

1.データの概要: 分析対象のデータの種類、期間、量などを簡潔に説明してください。

2.分析の目的: このレポートで明らかにしたい主な問いや目標を記述してください。

3.対象読者: レポートの主な読者（例：経営陣、特定の部門、外部関係者）を指定してください。

4.レポート構造: 以下の構造でレポートを作成してください： 
a) エグゼクティブサマリー 
b) 背景と目的 
c) 方法論 
d) 主な発見事項（データ分析結果） 
e) 結論と推奨事項

5.データの分析と視覚化:
・提供されたデータを分析し、重要なトレンドや洞察を抽出してください。
・各分析結果に対して、最も適切なグラフタイプ（棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど）を選択し、その理由を簡潔に説明してください。
・グラフや図表の代わりに、データの視覚的表現を言葉で詳細に説明してください。

6.結論と推奨事項:
・分析結果に基づいて、明確な結論を導き出してください。
・対象読者に対して、データに基づいた具体的な行動推奨や戦略的アドバイスを提供してください。

7.追加情報: 
レポートに含めるべき追加の情報や特別な要求があれば、ここに記入してください。

これらの指示に基づいて、専門的で洞察に富んだ、かつ対象読者にとって分かりやすいデータ分析レポートを作成してください。

▪️出力例

このレポートを元に、データが正しいものなのかと結論が論理的なのかについては、人力で修正すると、より質の高いレポートになるでしょう。

Excel関数の作成

Excelの関数作成も、ChatGPTを使えば簡単にできます。やりたいことをそのまま日本語で伝えるだけで、適切な関数を作成してくれるので、関数の知識がなくても活用可能です。

▪️プロンプト例

あなたはExcel関数の専門家です。ユーザーが日本語で説明する要望を、適切なExcel関数に変換し、その使用方法を説明してください。以下の手順で応答してください：

1.ユーザーの要望を簡潔に要約する
2.適切なExcel関数を提案する
3.関数の構文と各引数の説明を提供する
4.具体的な使用例を示す
5.注意点や追加のヒントがあれば説明する

要望：ここに日本語でExcel関数の要望を入力してください

上記の要望に基づいて、Excel関数の提案と説明を行ってください。ユーザーが関数の知識がなくても理解できるよう、わかりやすい言葉で説明することを心がけてください。

▪️出力例

ただし、多少のExcel知識があると、提案された関数が正しく動作するかどうかの判断がしやすくなります。VLOOKUPやSUMIFS、配列関数なども自然言語で簡単に生成できるので、日常的なExcel作業が大幅に効率化できます。

ChatGPTで顧客サポート・問い合わせ対応を効率化

カスタマーサポート業務では、ChatGPTを活用することにより対応品質の向上と効率化を実現することが可能です。

ここでは、代表的な以下の3つの活用方法について解説します。

問い合わせ内容の要約・整理
回答テンプレートの生成
FAQ対応の自動化

問い合わせ内容の要約・整理

ChatGPTを活用することで、顧客からの長文メールやチャット内容を要約し、重要なポイントを素早く抽出できます。顧客の困りごと、緊急度、関連製品などを整理することで、担当者が効率的に対応準備を進められます。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富な顧客サポート担当者です。以下の顧客からの問い合わせ内容を要約し、重要なポイントを整理してください。要約には、顧客の困りごと、緊急度、関連製品を必ず含めてください。この要約は、他の担当者が迅速に対応準備を行うために使用されます。

問い合わせ内容： ここに顧客からの問い合わせ内容（メールやチャットのテキスト）を貼り付けてください

以下のフォーマットで要約と重要ポイントを提供してください：
1.要約（100字以内）：
2.顧客の困りごと：
3.緊急度（低・中・高）：
4.関連製品：
5.その他の重要ポイント：
6.推奨される次のアクション：
回答は簡潔かつ明確にし、担当者が素早く状況を把握できるようにしてください。

▪️出力例

これにより、担当者は問い合わせの内容を瞬時に把握でき、適切な対応準備を効率的に行えます。toC事業についての問い合わせでは、情報が整理していない場合も多いため、効果的です。

回答テンプレートの生成

ChatGPTを活用することで、よくある問い合わせに対する回答テンプレートを生成することができます。これにより、品質の均一化と対応時間の短縮を実現でき、個別の状況に応じたカスタマイズも簡単に行えます。

▪️プロンプト例

あなたは経験豊富な顧客サービス担当者です。よくある問い合わせに対する回答テンプレートを作成してください。以下の指示に従って、効果的で柔軟性のある回答を生成してください。

1.問い合わせ内容: ここに具体的な問い合わせ内容を入力してください

2.回答の tone (選択してください): 
a) フォーマル 
b) フレンドリー 
c) 専門的

3.回答の長さ (選択してください): 
a) 短い (50-100単語) 
b) 中程度 (100-200単語) 
c) 詳細 (200-300単語)

4.回答テンプレートの構造:
・挨拶
・問い合わせ内容の確認
・回答本文
・追加情報やリソースの提供（必要な場合）
・お礼と締めくくり

上記の情報に基づいて、適切な回答テンプレートを作成してください。回答は選択された tone と長さに合わせて調整し、問い合わせ内容に対して具体的かつ有益な情報を提供するようにしてください。

▪️出力例

これにより、経験の浅いスタッフでも高品質な顧客対応が可能になり、全体的なサービスレベルの向上を実現できるでしょう。

FAQ対応の自動化

ChatGPTを活用することでよくある質問に対する回答を自動化できるため、24時間365日の顧客サポートの構築も可能です。

▪️プロンプト例

あなたは、商品名を入力してくださいに関する顧客サポート担当者です。以下の指示に従って、FAQの質問に対して適切かつ丁寧に回答してください。

1.商品情報: 商品の主な特徴、機能、使用方法などの基本情報を箇条書きで入力してください

2.想定される質問カテゴリー:
・商品の機能や使用方法
・価格や支払い方法
・配送や返品に関する情報
・トラブルシューティング
・保証やアフターサービス

3.回答の指針:
・簡潔かつ分かりやすい言葉で説明してください。
・回答は2〜3文で構成し、必要に応じて箇条書きを使用してください。
・専門用語を使用する場合は、簡単な説明を付け加えてください。
・質問の内容が不明確な場合は、確認のための質問を行ってください。
・回答できない質問があった場合は、その旨を伝え、適切な問い合わせ先を案内してください。

4.追加情報: 質問に応じて、以下の情報を適切に提供してください。
・商品の利用方法に関するヒントやコツ
・関連する商品やアクセサリーの提案
・最新の製品アップデートや新機能の情報

準備ができたら、「FAQの質問を入力してください」とお伝えください。

▪️出力例

ただし、ChatGPTに詳細な商品・サービス情報を踏まえた上でのFAQ対応をしてもらうには、RAGという技術を用いる必要があります。RAGとは、ChatGPTなどの生成AIに外部データを活用させる仕組みです。

RAGについては、以下の記事で詳しく解説しておりますので、ご参照ください。

参考記事：RAGとは？ChatGPTで社内データを活用する方法・注意点を解説

ChatGPTでその他業務を効率化

ChatGPTは文書作成やデータ分析はもちろんですが、それ以外にも幅広い業務領域で効果を発揮します。

ここでは、様々あるChatGPTの活用方法から、以下の4つを抜粋して解説します。

プログラムスクリプト生成
CS・応募者対応
アイデア壁打ち
資料作成

プログラムスクリプト生成

プログラミング知識が少なくても、ChatGPTがあれば業務に必要なスクリプトを簡単に作れます。Excel VBA、Python、JavaScriptなど、様々な言語に対応しているため、開発が圧倒的に楽になります。

▪️プロンプト例

あなたは、初心者にも分かりやすく説明できるエキスパートプログラマーです。与えられた情報に基づいて、業務に必要なスクリプトを生成し、詳細な説明を提供してください。

プログラミング言語：
使用したいプログラミング言語を指定してください（例：Excel VBA、Python、JavaScript）

タスクの説明：
実現したいタスクを具体的に説明してください

入力データ：
処理する必要があるデータの形式や構造を説明してください（例：CSVファイル、Excelシート、テキストファイルなど）

出力要件：
期待する出力結果を説明してください（例：特定の計算結果、フォーマット済みのレポートなど）

追加条件（オプション）：
その他、考慮すべき条件や制約があれば記入してください

以上の情報に基づいて、以下を提供してください：
1.タスクを実行するための完全なスクリプト
2.スクリプトの各部分の詳細な説明（初心者にもわかりやすく）
3.スクリプトの使用方法と注意点
4.可能な改善点や拡張案

スクリプトが複雑な場合は、段階的なアプローチを提案し、各ステップを説明してください。

▪️出力例

これにより、IT系の業務の効率化が図れるのはもちろん、多少の知識があれば日常の繰り返し作業を自動化するツールも手軽に作成することができます。

CS・応募者対応

ChatGPTはCS（カスタマーサクセス）業務や採用活動でも活用できます。ChatGPTは一貫性のある丁寧なコミュニケーションを行えるため、顧客対応の品質向上から採用プロセスの効率化まで効果を発揮するのです。

▪️プロンプト例

あなたは会社名を入力してくださいの採用担当者です。採用活動におけるチャット対応を行います。以下の指示に従って、プロフェッショナルかつフレンドリーな態度で候補者とコミュニケーションを取ってください。

1.候補者に挨拶し、会社名と自身の役割を伝えてください。
2.候補者の質問に対して、以下の情報を参考に適切に回答してください：
・会社概要: 会社の簡単な説明を入力してください
・募集職種: 現在募集中の職種をカンマ区切りで入力してください
・応募プロセス: 応募から採用までのステップを簡潔に説明してください
3.候補者の経歴や興味に関する質問をし、適切な職種を提案してください。
4.面接のスケジューリングが必要な場合は、候補者の希望日時を確認し、面接担当者の名前を入力してくださいに連絡すると伝えてください。
5.会話の最後には、次のステップを明確に伝え、質問があれば気軽に聞いてもらえるよう促してください。
6.答えられない質問や詳細な情報が必要な場合は、人間の採用担当者に確認する必要があることを丁寧に説明してください。

候補者とのやり取りを開始してください。候補者の発言に対して、上記の指示に基づいて適切に応答してください。

▪️出力例

統一された品質の高い対応により、応募者の満足度向上と採用ブランディングの強化を同時に実現できます。

ただし、事前に商品情報や、求人情報などをインプットさせておかなければ適切な回答は生成されません。そのためには、RAGという技術が必要です。

RAGについては以下の記事で詳しく解説しておりますので、ご参照ください。

参考記事：RAGとは？ChatGPTで社内データを活用する方法・注意点を解説

アイデア壁打ち

ChatGPTは新規事業のアイデア検討や課題解決で行き詰まった時の、心強いブレインストーミングパートナーにもなれます。

▪️プロンプト例

あなたは、革新的なアイデアを生み出すブレインストーミングの専門家です。私は新規事業のアイデア検討や課題解決で行き詰まっています。以下の情報を基に、創造的で多角的なブレインストーミングセッションを行ってください。

1.テーマまたは課題: ブレインストーミングしたいテーマや解決したい課題を具体的に記述してください
2.現在の状況や制約条件: 関連する背景情報や考慮すべき制約があれば記入してください
3.既に考えたアイデア（もしあれば）: これまでに思いついたアイデアがあれば列挙してください

ブレインストーミングのルール：
・批判は禁止し、どんなアイデアでも歓迎します
・質より量を重視します
・アイデアの結合と発展を促進します
・自由奔放な発想を奨励します

セッションの進め方：
1.まず、テーマに関連する多様なアイデアを10個程度提案してください
2.それぞれのアイデアについて、簡単な説明や潜在的な利点を述べてください
3.特に面白いと思われるアイデアを3つ選び、それらをさらに発展させる方法を提案してください
4.最後に、これらのアイデアを組み合わせたり、異なる角度から見直したりすることで、新たな可能性を探ります

準備ができたら、ブレインストーミングセッションを開始しましょう！

▪️出力例

これにより、個人やチームの創造力が広がり、思いがけないソリューション発見につながります。一人で考え込むより、はるかに多様なアプローチが見つかるでしょう。

資料作成

ChatGPTを活用することで、プレゼンテーション資料や提案資料の構成から内容まで、効率的に作成できます。

▪️プロンプト例

あなたは、プレゼンテーションや提案資料作成の専門家です。ユーザーが提供する情報に基づいて、効果的で説得力のある資料を作成するサポートを行ってください。以下の手順で進めます：

1.資料の基本情報：
・資料の種類: プレゼンテーション or 提案資料
・テーマ: 資料のテーマを簡潔に記載してください
・目的: 資料作成の目的を記載してください
・対象聴衆/読者: 想定される聴衆や読者について記載してください
・希望する資料の長さ: ページ数や所要時間を記載してください
2.上記情報に基づき、資料の構成（目次）を提案します。
3.構成が承認されたら、各セクションの主要なポイントと内容を簡潔に提案します。
4.内容が承認されたら、視覚的な要素（図表、グラフ、画像など）の提案を行います。
5.最後に、資料全体の印象を向上させるためのデザインや表現のアドバイスを提供します。

それぞれのステップで、ユーザーからのフィードバックや修正要求に柔軟に対応します。「次のステップに進む」とユーザーが言うまで、各ステップの改善や詳細化を続けます。

準備ができたら、まず資料の基本情報を入力してください。

▪️出力例

ただし、これをそのまま使うのではなく、論理や数値データは人力で確認し調整することが、質を高くするためのポイントです。

ChatGPTで業務効率化する際のポイント

ChatGPTを業務に活用する際は、適切な運用方法を理解することが重要です。効果を最大化し、リスクを最小化するために押さえるべきポイントがあります。

ここでは、以下の4つのポイントについて解説します。

機密情報は入力しないようにする
回答が正確かのチェックを欠かさない
プロンプトの改善を繰り返す
成功したプロンプトは保存しておく

機密情報は入力しないようにする

ChatGPTに入力した情報は学習データとして使用される可能性があるため、秘匿性の高い情報は入力してはいけません。個人情報、企業の内部情報、顧客データなどの具体的な情報は入力せず、ある程度内容をぼかした、抽象化した内容に代替するようにしましょう。

▪️情報を入力する際の注意点

「A社」「顧客X」などの仮名の使用
具体的数値ではなく、比率や傾向での表現
未発表の情報は使わず一般的な事例に置き換え
パスワードや認証情報は入力しない

機密情報を扱う必要がある場合は、ChatGPTなどの一般向けの生成AIツールではなく、企業向けのセキュアなAIツールの導入を検討することが重要です。情報漏洩のリスクを十分に理解した上で、様々な防止策やツールの導入を検討するようにしましょう。

回答が正確かのチェックを欠かさない

ChatGPTの回答は必ずしも正確ではなく、時には誤った情報や古い情報を提供する場合があります。特に数値データや専門的な内容については、必ず他の信頼できる情報源での確認が必要です。

AIでの回答生成に関わる学習データについては以下の記事で解説していますので、ご参照ください。

参照記事：ChatGPTの学習データはいつまで？最新データを取得する3つの方法も解説

回答の正誤チェックのために、AI生成物については以下の項目を必ずチェックすることを推奨します。

▪️情報確認のチェックリスト

数値データは公式統計や企業発表を確認
法的情報は最新の法令を確認
技術情報は最新のHP・説明書を確認
人物情報は複数の情報源を確認 </aside>

また、ChatGPTなどの生成AIが、事実と異なる情報を生成する現象、「ハルシネーション」にも注意しましょう。上記チェックリストを活用し、AIの生成物は、人間の目でチェックすることを推奨します。

プロンプトの改善を繰り返す

ChatGPTから期待する回答を得るためには、プロンプトの継続的な改善が不可欠です。最初から完璧なプロンプトを作成することは難しいため、試行錯誤を通じて最適化していくことが重要です。

▪️プロンプト改善の基本ステップ

初回プロンプトでの生成結果確認
不足している情報や条件の特定
より具体的で明確な指示に修正
出力形式や品質の調整
複数パターンで生成実行
上記を繰り返す

上記ステップを繰り返して改善していくことで、業務活用ができるプロンプトが完成していきます。ただし、AI活用に慣れている人でも、プロンプトには正解がなくほぼ無限のパターンがあるため、適切なプロンプトの作成は容易ではありません。

プロンプトの改善には、法人向け対話型生成AIツール「ナレフルチャット」のプロンプト作成サポート機能がおすすめです。

生成AIを活用して実現したいことを簡単な日本語で入力するだけで、適切なプロンプトを生成してくれます。

ちなみに、ここまでで紹介したプロンプト例は、すべてナレフルチャットで生成しています。

ナレフルチャットについての詳細は、以下をご参照ください。

“全社”で”気軽”に生成AIを始めるなら、ナレフルチャット！

成功したプロンプトは保存しておく

効果的なプロンプトが完成したら、チーム内で共有し再利用できる形で保存することが重要です。これにより、組織全体での業務効率化を促進できます。

▪️プロンプト管理のベストプラクティス

業務分野別にプロンプトを分類
使用条件や注意点を併記
定期的な見直しとアップデート
チームメンバーへの共有と教育

ナレフルチャットではプロンプトの社内共有機能を提供しており、組織全体でのプロンプト資産の蓄積と活用を支援しています。成功事例を組織知として蓄積することで、持続的な業務効率化を実現できます。

プロンプトの社内共有をお考えの企業様は是非ナレフルチャットの機能をご確認ください。

“全社”で”気軽”に生成AIを始めるなら、ナレフルチャット！

ChatGPTで業務効率化を実現した企業例

ここからは、実際の企業でのChatGPT活用事例を通じて、具体的な導入効果を確認していきましょう。

様々な業界・規模の企業が、それぞれの課題に応じてChatGPTを活用し、顕著な成果を上げています。ここでは、以下の5つの企業事例について解説します。

企業	内容
大和証券グループ	AI対話環境の全社導入で生産性向上
三菱UFJフィナンシャル・グループ	AIとの協業体制構築で金融業務の高度化
パナソニックコネクト	生成AIで労働時間の18.6万時間削減
ビズリーチ	AIレジュメ作成機能でスカウト獲得率40％向上
GMOインターネットグループ	AI活用推進コンテストで全社業務改革

AI対話環境の全社導入で生産性向上を実現（大和証券グループ）

大和証券グループ本社 HP

大和証券は2023年4月、全社員約9,000人を対象としたChatGPTの本格導入を決定しました。金融業界では初の大規模導入として注目を集めた取り組みです。

導入時の主な期待効果として、英語情報収集の効率化、資料作成の外部委託コスト削減、企画書作成の素案生成による本来業務への時間創出を掲げています。

顧客との接点でのAI活用も視野に入れており、金融サービスの対応品質向上を目指している状況です。

参照：「最先端の生成AI『GPT-4 Turbo with Vision』『Claude3』の導入について」株式会社大和証券グループ本社

AIとの協業体制構築で金融業務の高度化を実現（三菱UFJフィナンシャル・グループ）

三菱UFJフィナンシャル・グループ HP

三菱UFJフィナンシャル・グループ（MUFG）は2024年10月、OpenAIとの協業による生成AI活用の本格化を発表しました。

MUFGの取り組みは、まず、ChatGPT Enterpriseの利用を第一段階として位置づけています。これにより、Webブラウジング機能による最新産業情報の効率的収集、OpenAI o1によるコードや設計書の作成、Advanced Data Analysisを用いたデータ分析の自動化などを実現しています。

また、GPTs機能を用いた社員・部署ごとのカスタムGPT作成も同社の取り組みの特徴です。各部門の業務特性に合わせたAIアシスタントを提供することで、より実践的な業務効率化を実現しています。

参照：「OpenAI社との生成AIを用いた金融業務の高度化・効率化の取り組み開始について」株式会社三菱UFJフィナンシャル・グループ