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生成AIコラム

一覧に戻る 2025年07月11日

ChatGPTで議事録作成を効率化！やり方・目的別のプロンプト例も紹介

はじめに
ChatGPTで議事録作成はできる？
ChatGPTで議事録を作成するやり方
ChatGPTで議事録を作成するメリット
ChatGPTで議事録を作成する際の注意点
【目的別】議事録作成のプロンプト例
AIを用いた議事録作成ならナレフルチャット

はじめに

会議後の議事録作成は時間のかかる作業ですが、ChatGPTを活用することで大幅な効率化が可能です。

本記事では、ChatGPTを使った議事録作成の具体的な手順から、目的別のプロンプト例まで、実務で即座に活用できる内容を詳しく解説していきます。

なお、弊社CLINKSが提供する生成AIチャットサービス「ナレフルチャット」を用いれば、複雑なプロンプトを作成せずとも、ファイルをアップロードするだけで簡単⽂字起こし‧議事録作成が可能です。ご興味があれば、ぜひ一度ご確認ください。

議事録の作成をAIで効率化する ▶

ChatGPTで議事録作成はできる？

ChatGPTは議事録作成を行うとき、音声データを直接処理するのではなく、文字化されたデータを元に議事録の生成を行います。

つまり、ChatGPTは既にあるテキストを「要約」「加工」して議事録を作成するため、元となる文章は手動で作成するか、文字起こしツールなどを用いて文章化する必要があるのです。

ChatGPTのできること、できないことを理解して活用することで、議事録の効率的な作成が実現します。

文字起こしデータをChatGPTに入力し、適切なプロンプトを使用することで、時間をかけて手作成したのと同じレベルの議事録を、短時間で作成することが可能になるのです。

ChatGPTで議事録を作成するやり方

ChatGPTを使った議事録作成は、以下の3ステップで効率的に行うことが出来ます。

会議の内容の文字起こし
文字起こしデータを元にChatGPTに指示
出力結果の調整

従来の手動作成では1時間以上かかっていた議事録作成を15分程度に短縮できます。また、一度プロンプトを作成すれば、同じような会議で繰り返し使用できるのも大きなメリットです。

1.会議の内容の文字起こし

まず、会議の音声や映像データを文字データに変換する必要があります。最も手軽で効果的な方法はZoomの自動文字起こし機能を活用することです。

Zoomでの文字起こし設定手順

Zoomで文字起こしを有効にするには、①事前設定と②会議中の操作、そして③会議後の操作の3工程必要です。

まず、事前準備2ステップです。

①-1. Zoomウェブポータルにログインし、「設定」→「ミーティング」タブを開きます。

①-2. 次に、「自動字幕」「全文の文字起こし」「字幕の保存」を有効にしましょう。

これで、事前準備は完了です。

次に、会議中の操作です。

②会議が始まったら、画面下部の「詳細」ボタンから「文字起こし」をクリックしましょう。

これで、音声の文字起こしが自動的に実行され、会議中喋ったことがZoom画面上の右側のタブに記録されていきます。

④会議終了後、文字起こしタブ下部（Zoom画面右下）の、「文字起こしを保存」を押すと、PC内ファイルに、テキストドキュメントとして保存されます。

以上がZoomでの文字起こし手段になります。

Zoom以外の環境でMTGを行っている企業も多いでしょう。以下では、Zoom以外のツールの文字起こし方法についてまとめました。詳細は各公式サイトからご確認ください。

ツール名	特徴	設定方法	公式サイトのガイド
Microsoft Teams	自動文字起こし機能搭載リアルタイム表示可能	会議中に「その他のアクション」→「文字起こしを開始」	Microsoft Teams会議でライブ文字起こしを表示する
Google Meet	Google WorkSpaceとの親和性が高い Googleドキュメントに自動的に入力	右下のアクティビティアイコン → →文字起こしアイコン（Googleドキュメントアイコン）→ 「文字起こしを開始」→ 「開始」をクリック	Google Meet で文字起こしを使用する
Googleドキュメント	音声入力機能でリアルタイム文字起こし可能	「ツール」→「音声入力」をクリック	音声で入力、編集する

その他の選択肢として、OpenAIが提供するWhisperを活用した高精度な文字起こしもおすすめです。Whisperは多言語対応の音声認識AIで、議事録作成に効果的なツールとなっています。

Whisper：https://openai.com/ja-JP/index/whisper/

2.文字起こしデータを元にChatGPTに指示

文字起こしデータの準備が完了したら、ChatGPTに適切なプロンプトと共にデータを入力しましょう。プロンプトには、議事録の構成要素、出力形式、注意事項が明確に指定されていることが重要です。

以下、コピペ用に基本的なプロンプト例と、出力例を共有しています。ご活用ください。

**基本的なプロンプト例**

あなたは、経験豊富な議事録作成の専門家です。音声データを文字起こししたテキストから、構造的で分かりやすい議事録を作成する任務があります。以下の手順に従って、ドキュメントに貼りつけられる形で議事録を作成してください。

1. 会議の基本情報を整理します：

- 日時: 会議の日時を入力してください

- 場所: 会議の場所を入力してください

- 参加者: 参加者の名前や役職を入力してください

- 議題: 主な議題を入力してください

2. 文字起こしテキストを分析し、以下の構造で議事録を作成します：

a) 議題ごとの要約（箇条書き）

b) 主な議論ポイント（箇条書き）

c) 決定事項（箇条書き）

d) 次のアクション項目（担当者と期限を含む）

3. 全体を通して、以下の点に注意してください：

- 簡潔で明確な言葉を使用する

- 重要なポイントを強調する

- 客観的な表現を心がける

- 専門用語がある場合は、必要に応じて簡単な説明を加える

4. 最後に、議事録全体を見直し、情報の正確さと一貫性を確認してください。

以下に文字起こしテキストを貼り付けてください：

上記の情報を基に、構造的で分かりやすい議事録を作成してください。

**出力イメージ例**

上記プロンプトを使用した場合の実際の出力例：

議事録：新商品開発プロジェクト週次会議

会議の基本情報

- 日時: 2024年6月24日（月）14:00-15:00
- 場所: 会議室A（オンライン併用）
- 参加者:

- 田中部長（プロジェクト責任者）

- 佐藤課長（開発チーム）

- 山田主任（マーケティング）

- 鈴木係長（品質管理）

- 議題: 新商品プロトタイプ完成報告、市場調査結果共有、今後のスケジュール確認

議題ごとの要約

- プロトタイプ完成報告: 開発チームより第1次プロトタイプが予定通り完成
- 市場調査結果: ターゲット層の反応は概ね良好、価格帯に課題あり
- スケジュール確認: 次フェーズに向けた詳細計画を策定

主な議論ポイント

- プロトタイプの機能性は評価されているが、製造コストが想定より20%超過
- 競合他社の類似商品が先月発表され、差別化戦略の見直しが必要
- ユーザーテストの実施方法について、オンラインとオフラインの併用を検討

決定事項

- 製造コスト削減のため、部材の見直しを実施（目標：15%削減）
- 競合分析レポートを1週間以内に作成
- ユーザーテストはオンライン50名、オフライン20名で実施

次のアクション項目

- 部材見直し: 佐藤課長（7月1日まで）
- 競合分析レポート作成: 山田主任（7月1日まで）
- ユーザーテスト準備: 鈴木係長（7月5日まで）
- 次回会議準備: 田中部長（7月8日会議資料準備）

次回会議予定

日時: 7月8日（月）14:00-15:00

議題: ユーザーテスト結果報告、コスト削減案検討

こちらのプロンプトは法人向け対話型生成AIツール「ナレフルチャット」を用いて作成しました。ナレフルチャットについての詳細は、以下リンク先をご参照ください。

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3.出力結果の調整

思うような出力結果にならなかったり他に必要な項目があったりした場合には、ステップ2で入力したプロンプトを改善して出力結果を調整する必要があります。

プロンプトの改善前・改善後

改善前のプロンプトで「決定事項が曖昧で具体性に欠ける」という課題があった場合：

**改善後の出力イメージ例**

決定事項

1. 製造コスト削減について

- 内容：部材の見直しを実施

- 期限：7月1日まで

- 担当：佐藤課長

- 成功基準：製造コストを15%削減

2. 競合分析レポート作成について

- 内容：競合分析レポートを作成

- 期限：7月1日まで

- 担当：山田主任

- 成功基準：主要競合3社の詳細分析完了

3. ユーザーテスト実施について

- 内容：新商品のユーザーテストを実施

- 期限：7月5日まで

- 担当：鈴木係長

- 成功基準：オンライン50名、オフライン20名から有効なフィードバックを収集

このように具体的な指示を追加することで、より実用的で詳細な議事録を作成できます。改善を重ねることで、組織の要求に最適化された議事録フォーマットを確立できるでしょう。

改善後のプロンプトはこちらです。決定事項があいまいという課題がある場合は、コピペしてご活用ください。

決定事項については、以下の形式で具体的に記載してください：

- 何を決定したか（具体的な内容）
- いつまでに実行するか（期限）
- 誰が責任を持つか（担当者）
- 成果物や成功基準（可能な場合）

要約まで対応できる文字起こしツールご紹介

ZoomやChatGPTを組み合わせる方法以外にも、文字起こしから要約まで一貫して対応できる専用ツールが存在します。これらのツールを活用することで、さらに効率的な議事録作成が可能になるでしょう。

例えば、PLAUD NOTEは録音から文字起こし、要約まで自動化できるAI搭載の録音デバイスで、会議中にワンクリックで録音を開始し、終了後に自動的に文字起こしと要約を生成します。

引用：PLAUD.AI 公式HP（https://jp.plaud.ai/）

スマートフォンアプリと連携することで、移動中や外出先でも議事録の確認・編集が可能です。

このようなオールインワン型のツールは、複数のサービスを組み合わせる手間を省き、一つのプラットフォームで議事録作成業務を完結できるというメリットがあります。簡単に議事録を作りたい、議事録作成を効率化したいという方におすすめです。

ChatGPTで議事録を作成するメリット

従来の手動による議事録作成では、作成者のスキルや議事録作成に充てられる時間の少なさにより、品質にばらつきが生じがちでした。ですが、ChatGPTを活用することで、これまでの課題を解決し、一定水準以上の議事録を継続的に作成できるようになるでしょう。

ここでは、ChatGPTを活用した議事録作成の3つのメリットを解説していきます。

作業効率の向上
情報共有の迅速化
品質の標準化

作業時間を短縮できる

議事録作成における最大のメリットは、議事録作成の作業の多くを自動化でき作業時間の短縮につながることです。

マサチューセッツ工科大学の調査では、ChatGPT のような生成系AIにより、書き物の所要時間が平均して約40%短縮されたとの結果が報告されています。（参照：『Study finds ChatGPT boosts worker productivity for some writing tasks』Massachusetts Institute of Technology）

つまり、従来の手動作成では、1時間の会議に対して20分〜1時間程度議事録作成に時間が必要だった場合は、ChatGPTを活用することで15〜30分程度に短縮できるのです。

特に定例MTGなどにおいて、この時間短縮できるメリットを実感します。週次会議や月次報告会など、定型的な会議では一度適切なプロンプトを作成すれば、継続的に同じ品質の議事録を短時間で作成することが可能です。また、議事録作成にかかる人的リソースを他の重要な業務に振り分けることができ、組織全体の生産性向上にも寄与するでしょう。

スムーズな情報共有が可能に

作成スピードが上がるとその分、議事録の展開が早くなり、情報共有がスムーズになります。

この迅速な情報共有により、会議で決定された事項やアクションアイテムの実行がスムーズに開始されることが多いです。特に、複数のプロジェクトが並行して進行している組織では、タイムリーな情報共有が事業推進の鍵となります。

議事録の早期展開により、関係者は次のアクションを即座に開始でき、プロジェクト全体のスピードアップにつながるでしょう。

議事録の品質が属人化しない

従来の、参加者がメモを取り議事録化するフローだと、人によって情報の取捨選択の仕方が異なり属人化してしまうことが往々にしてありました。しかし**、同じプロンプトを用いることで、標準化を実現できます。**

これにより、組織内の議事録フォーマットを統一し、情報管理の効率化を図ることができます。新入社員や議事録作成経験の少ないメンバーでも、経験豊富な担当者と同等の品質で議事録を作成できるのも大きな魅力です。

また、ナレフルチャットなら社内でプロンプトの共有が簡単にできます。チームメンバーが作成したプロンプトがタイムラインに投稿される仕組みがあり、生成AI活用のナレッジの蓄積を促進することが可能です。

部門間での情報共有フォーマットも統一され、横断的なプロジェクトにおける情報連携もスムーズになるため、品質の統一に非常に効果的です。詳しくはこちらをご参照ください。

“全社”で”気軽”に生成AIを始めるなら、ナレフルチャット！

ChatGPTで議事録を作成する際の注意点

ChatGPTを活用した議事録作成には多くのメリットがありますが、適切に運用するためには重要な注意点を理解しておく必要もあります。

以下の注意点を事前に把握し、適切な対策を講じることで、ChatGPTを安全かつ効果的に活用するようにしましょう。

出力内容の最終チェックをする
機密情報は入力しないようにする

出力内容の最終チェックをする

ChatGPTをはじめとする生成AIには、「ハルシネーション」と呼ばれる現象があります。ハルシネーションとは、AIが事実とは異なる情報を生成してしまう現象です。

議事録作成においては、実際の会議では話されていない内容が追加されたり、重要な情報が欠落したりする可能性があります。そのため、ChatGPTが生成した議事録は必ず人間による最終確認が必要と言えるでしょう。

以下のポイントについては、重点的にチェックすることを推奨します。

会議で実際に決定された事項と出力結果の整合性
参加者の発言内容の正確性
アクションアイテムの担当者と期限の妥当性

また、重要な会議や機密性の高い内容を扱う場合は、複数名でのダブルチェック体制を設けるようにしましょう。

機密情報は入力しないようにする

ChatGPTなどのクラウドベースのAIサービスでは、入力された情報がLLM（大規模言語モデル）の学習データとして使用される可能性があります。入力情報は永続的にLLM内部に保持され、悪意ある利用者により第三者に漏洩するリスクや、企業の社会的信用性に影響を与える潜在的なリスクが存在するため、注意するようにしましょう。

議事録作成で避けるべき情報

個人情報（生存する個人を特定できる情報）

氏名
生年月日
顔写真
住所

企業機密情報（事業を営む上で秘匿すべき情報）

顧客情報
事業計画
財務情報
営業計画

また、生成AIのアカウントを企業内で使いまわす行為も、機密情報の不正利用や第三者への漏洩リスクが高まるため避けるべきです。

これらの情報が含まれる会議の議事録を作成する場合は、事前に機密部分を除去または抽象化してから入力するか、セキュリティが担保されたプライベート環境でのAIツール活用を検討する必要があります。組織として機密情報の取り扱いガイドラインを策定し、関係者に周知することも重要です。

【目的別】議事録作成のプロンプト例

会議の種類や目的に応じて最適化されたプロンプトを使用することで、より効果的な議事録を作成できます。

ここでは、当社CLINKSの持つノウハウ・ナレッジを活かし、実務でよく発生する以下3つの会議パターンに特化したプロンプト例を紹介します。

定例会議（社内）
企画会議（社内）
顧客との打ち合わせ（社外）

定例会議（社内）

定期的に開催される社内の情報共有・進捗確認のための会議では、継続的に使用しやすいかつ、比較しやすい議事録になるようなプロンプトが効果的です。週次ミーティング、部門会議、月次報告会などで活用できます。

定期MTGでは前回からの進捗状況や現状の課題を追跡することが重要なため、アクションアイテムの明確化と次回会議への引き継ぎ事項を重点的に整理するポイントを意識したプロンプトにしています。これにより、PDCAサイクルを効果的に回すことができるでしょう。

**【プロンプト例】**

あなたは、優秀な議事録作成者です。以下に提供される会議の文字起こしから、効果的で明確な議事録を作成してください。

会議の種類：定期的な社内情報共有・進捗確認会議

次の形式で議事録を作成してください：

1. 会議概要

- 日時：[会議の日付と時間を特定]

- 参加者：[参加者の名前や役職を列挙]

- 議題：[主な議題を箇条書きで列挙]

2. 議事内容

- 各議題について、主要な議論ポイントと決定事項を簡潔にまとめる

- 重要な発言や意見を要約して記載

3. アクションアイテム

- 会議中に決定された具体的なタスクや次のステップを列挙

- 担当者と期限を明記（特定できる場合）

4. 次回会議

- 次回の会議日程や準備事項があれば記載

注意事項：

- 文字起こしの内容を要約し、重要なポイントに焦点を当てること
- 個人情報や機密情報の取り扱いに注意すること
- 客観的な立場を保ち、中立的な表現を使用すること

（ここに会議の文字起こしを入力してください）

企画会議（社内）

新しい施策やプロジェクトについて、検討・意思決定を行う企画会議では、戦略的な視点と意思決定支援を重視した議事録となるようなプロンプトが有効です。新規サービスの立ち上げ会議、業務改善会議、プロジェクトキックオフなどで活用できます。

企画会議では創造的な議論が行われることが多いため、多様な意見や課題の整理、リスク分析などの包括的な記録が必要です。そのため、多くの意見を残しておくことに加え、戦略的洞察とリスク分析のポイントを意識したプロンプトにすることで、戦略的な意思決定・判断に役立つ議事録になるようにしています。

**【プロンプト例】**

あなたは、優秀なビジネスコンサルタントです。以下に提供される会議の文字起こしを分析し、意思決定に役立つ洞察を整理してください。

会議の種類：新規プロジェクト・業務改善に関する戦略検討会議

次の形式で分析レポートを作成してください：

1.会議の要約

- 会議全体の概要や目的を100字以内で簡潔に記載

2.主要な議題

- 会議で扱われた主要トピックを3〜5項目、箇条書きで整理

3.重要な決定事項

- 合意された方針や方向性を最大5項目、簡潔に記載

4.課題や懸念事項

- 解決が必要なボトルネックや懸念点を最大5項目まで整理

5.アクションアイテム

- 今後の対応事項、担当者、期限（可能な場合）を明確に記載

6.戦略的洞察

- プロジェクト成功に向けた示唆・提言を200字以内でまとめる

7.リスク分析

- 潜在リスクとその回避策を100字以内で簡潔に記載

注意事項：

- 文字起こしの内容を要約し、重要な示唆に焦点を当てること
- 事実と解釈を明確に区別し、中立的な表現を使用すること
- 経営判断・意思決定を支援する資料として整理すること

（ここに会議の文字起こしを入力してください）

顧客との打ち合わせ（社外）

クライアントや取引先との認識合わせや提案・調整を行う社外会議では、正確かつ共有しやすさを重視した議事録となるようなプロンプトが重要です。初回商談、詳細ヒアリング、要件定義、提案説明などで活用できます。

社外との会議では、後日の認識相違を防ぐための正確な記録と、社内共有と顧客共有の両方に対応できる品質が求められます。そのため、正確さと透明性の確保を意識したプロンプトにすることで、商談の進捗状況や次のアクションを明確にすることができるでしょう。

**【プロンプト例】**

あなたは、優秀な議事録作成者です。以下に提供される会議の文字起こしをもとに、商談やヒアリングの内容を正確かつ整理された形式で記録してください。

会議の種類：顧客との商談・打ち合わせ

次の形式で議事録を作成してください：

1.会議概要

- 日時：[会議の日付と時間を特定]

- 参加者：[参加者の名前や役職を列挙]

- 会議の種類：[初回商談／要件定義／提案説明 など]

- 議題：[主な議題を箇条書きで列挙]

2.議事内容

- 背景と目的：会議開催の経緯や目的を簡潔に記載

- 主な議論ポイント：重要なやり取りや論点を要約

- 決定事項：双方で合意した内容を明確に記載

- アクションアイテム：担当者・対応内容・期限（特定できる場合）を明記

- 次回会議：次の予定や準備事項があれば記載

3.会議の総括

- 会議全体の振り返りを2〜3文で簡潔にまとめる

注意事項：

- 客観的に事実を記録し、曖昧な表現は避けること
- 顧客との認識齟齬を防ぐ内容にすること
- 社内共有・顧客送付のどちらにも使えるレベルで仕上げること

（ここに会議の文字起こしを入力してください）

AIを用いた議事録作成ならナレフルチャット

最後に、これまでに説明した内容と関連性の高い3つの特徴を持つ、法人向け生成AIチャットサービス「ナレフルチャット」をご紹介します。

当社CLINKS株式会社が提供するナレフルチャットは、企業専用のクローズド環境で利用できる生成AIツールで、一般的なChatGPTでは実現できない高レベルの自動化とセキュリティを両立していることが特徴です。

複数のAIモデル（ChatGPT、Claude、Gemini、Perplexityなど）に対応し、企業単位の定額料金プランにより利用者数に関わらず一定のコストで全社的な導入が可能です。

詳しくはこちらをご参照ください。

“全社”で”気軽”に生成AIを始めるなら、ナレフルチャット！

ここでは、以下3つの大きな特徴を紹介します。

音声/録画データを元に議事録作成
プロンプト自動生成・自動改善
学習データに利用されない環境を構築

音声/録画データを元に議事録生成

ナレフルチャットでは、「議事録生成」機能により、動画・音声ファイルをアップロードするだけで全文文字起こしから議事録の整形まで、ノンストップでAIが自動作成してくれます。

従来のように複数のツールを組み合わせる必要がなく、シンプルな操作で高品質な議事録を作成できるのです。

この機能では、ZoomやTeamsの録画ファイル、ICレコーダーの音声ファイルなど、様々な形式のデータを直接処理することができます。また、画像ではナレフルチャット公式フォーマットが映っていますが、自社で作成したフォーマットを複数保存しておくことも出来るため、社内のあらゆる会議の議事録をこの機能で作成することが可能です。

会議終了後にファイルをアップロードするだけで、文字起こしから構造化された議事録まで一貫して自動生成されるため、手動での文字起こし作業が完全に不要になり、大幅な作業時間の短縮を実現できるでしょう。

操作画面もシンプルで直感的な設計となっており、ITに詳しくない担当者でも簡単に利用できる仕様になっています。