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生成AIコラム

一覧に戻る 2025年12月25日

ChatGPTでメール作成・返信を効率化！プロンプトを活用場面別にご紹介

はじめに
ChatGPTを利用してメール作成・返信するメリット
【活用場面別】メール作成・返信のプロンプト例15選
メール作成・返信する際の注意点
ChatGPTでメール業務を効率化するならナレフルチャット

はじめに

「メール作成に時間がかかりすぎる」「同じような内容のメールを何度も書いている」「丁寧な文面を考えるのが苦手」といった悩みを抱えるビジネスパーソンは多いでしょう。

その課題を解決するのが、chatgptを活用したメール作成・返信です。適切なプロンプトを使えば、日程調整から営業メール、クレーム対応まで、あらゆる場面で質の高いメール文面を数秒で生成できます。

本記事では、ビジネスシーンでよく使われるメール対応を場面別に分類し、すぐにコピペして使えるプロンプト例を具体的に紹介します。時間短縮のメリットから注意点、実際の活用方法まで実践で使える知識を網羅的に解説しているので、明日からメール業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

生成AIの社内利用をお考えの企業様へ

ナレフルチャットは業界最安級のコストパフォーマンスで、社内の生成AI活用を支援するツールです。プロンプトの自動生成・共有機能やメール作成に特化したプロンプトテンプレートを搭載しており、誰でも簡単にChatGPTを業務で活用できます。
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ChatGPTを利用してメール作成・返信するメリット

ChatGPTをメール業務に導入することで、さまざまな効果が期待できます。

ここでは主な3つのメリットを紹介します。

時間短縮・工数削減
文章品質の向上・標準化
多言語対応

時間短縮・工数削減

メール作成にかかる時間は、1通あたり数分から十数分程度ですが、1日に何通もメールを書く場合、その時間は積み重なって大きな工数になります。ビジネスメール実態調査2025によると、メールを1通書くのにかかる平均時間は5分47秒、1日平均送信メール数は12.33通とのデータが出ており、これを計算すると、1日約72分もの時間をメールに費やしていることになります。

参照：「ビジネスメール実態調査2025」一般社団法人日本ビジネスメール協会

ChatGPTを活用すれば、メールを数秒で生成できるため、作成時間を大幅に削減可能です。

プロンプトを用意しておけば、ほぼそのまま使える文面が即座に出力される
微調整のみで送信できるため、従来の半分以下の時間でメール対応が完了
空いた時間をより戦略的な業務や顧客対応に充てられる

特に日程調整や問い合わせ対応など、パターン化できるメールでは効果が大きく、作業時間を劇的に短縮できます。

文章品質の向上・標準化

メール文面の品質は、担当者のスキルや経験によってばらつきが生じがちです。ChatGPTを利用すれば、一定水準以上の丁寧で分かりやすいメール文面を誰でも作成できます。

敬語の使い方や文章構成、ビジネスマナーに沿った適切な表現を自動生成
新入社員やメール作成に不慣れなメンバーでもプロフェッショナルな文面を作成可能
会社としての対応方針やトーンを統一しやすい

チーム全体のメール品質を底上げできるため、企業としての対外的な印象向上にもつながります。

多言語対応

グローバルなビジネス展開では、英語をはじめとする多言語でのメール対応が必要になる場面も増えています。ChatGPTは複数の言語に対応しており、日本語で指示を出すだけで英語や中国語などのメールを作成できます。

日本語で指示を出すだけで多言語のメールを作成できる
受信した外国語メールの内容理解から返信作成まで一貫して効率化
専門の翻訳者に依頼する必要がなく、コスト削減とスピードアップを同時に実現

翻訳機能も備えているため、外国語メール対応のハードルが大きく下がります。ただし、重要な商談や契約に関わるメールでは、最終的に専門家のチェックを入れることをおすすめします。

【活用場面別】メール作成・返信のプロンプト例15選

ここからは、ビジネスシーンでよく使われるメール対応を場面別に分類し、それぞれに適したプロンプト例を紹介します。コピペしてすぐに使える実用的な内容になっているので、自社の状況に合わせて調整しながら活用してください。

日程調整
問い合わせ対応
営業メール作成
新商品の案内
イベントやセミナーの案内
スケジュール調整
請求書送付
支払い催促
商談後や購入後のフォローアップ
クレーム対応
校正・添削
文体の変更
翻訳
文面のブラッシュアップ
※メール返信に汎用性高く使えるテンプレートご紹介

1.日程調整

会議やアポイントメントの日程調整は、メール業務の中でも頻度が高いものの一つです。相手の都合を確認しながら、複数の候補日を提示する必要があり、意外と時間がかかります。

プロンプト例

あなたはビジネスメール作成の専門家です。

以下の情報を基に、丁寧で適切な日程調整メールを作成してください。

# 入力情報

## 基本情報

- 宛先（相手の名前・役職）: 例: 山田太郎様（○○株式会社 営業部長）
- 送信者名: 例: 佐藤花子
- 会議の目的・議題: 例: 新商品のご提案について

## 候補日時

以下から3つ程度の候補日時を提示してください：

例:

・12月15日（金）14:00～15:00

・12月18日（月）10:00～11:00

・12月20日（水）15:00～16:00

## 会議形式

- 形式: 対面 or オンライン（Zoom/Teams等）
- 場所（対面の場合）: 例: 弊社会議室A / 貴社オフィス
- 所要時間: 例: 約1時間

## 追加情報（任意）

その他伝えたい情報があれば記載（例: 参加者、事前資料の有無など）

# 出力形式

件名:

本文:

の形式で、ビジネスメールとして適切な文面を作成してください。

# 作成時の注意点

- 丁寧で簡潔な表現を使用する
- 相手が返信しやすいよう、候補日時を明確に提示する
- クッション言葉を適切に使用し、柔らかい印象にする
- 締めの挨拶を忘れずに含める

出力例

日程調整メールでは、候補日は3つ程度用意し、相手が選びやすいよう具体的な時間帯まで明記しましょう。また、オンライン会議の場合はツールの指定も忘れずに記載すると、スムーズに進行できます。

2.問い合わせ対応

顧客や取引先からの問い合わせに対する返信は、迅速かつ丁寧な対応が求められます。必要な情報を漏れなく伝えつつ、相手に安心感を与える文面を心がけましょう。

プロンプト例

あなたはビジネスメールライティングの専門家です。顧客や取引先からの問い合わせに対して、適切で丁寧な返信メールを作成してください。

# タスク

以下の情報をもとに、プロフェッショナルで相手に好印象を与える返信メールを作成する

# 入力情報

## 相手との関係性

顧客/取引先/見込み客など

## トーン

丁寧/フォーマル/やや親しみやすい など（未記入の場合は適切に判断）

## 問い合わせ内容

相手から受け取った問い合わせメールの内容や要点を記載してください

## 返信内容（回答・説明）

問い合わせに対して伝えたい回答や説明内容を箇条書きまたは自由記述で記載してください

# メール作成条件

- 件名は必ず「Re: 」で始め、元の問い合わせ内容を反映する
- 冒頭で問い合わせへの感謝を述べる
- 回答は簡潔かつ明確に、わかりやすく伝える
- 必要に応じて箇条書きを活用し、読みやすさを重視する
- ビジネスマナーに則った適切な敬語を使用する
- 締めの言葉で今後の関係継続への配慮を示す
- 署名欄は「[署名]」と記載する

# 出力形式

以下の形式で出力してください：

```

件名: [作成した件名]

[本文]

[署名]

```

出力例

問い合わせ対応では、まず相手の質問に対する明確な回答を示し、不明点がある場合は、追加で質問を受け付ける姿勢を示すようにしましょう。回答に時間がかかる場合は、一次返信で確認できた旨と対応予定時間を伝えるのも有効です。

3.営業メール作成

新規顧客へのアプローチや既存顧客へのフォローアップなどの営業メールは成果に直結します。相手の興味を引きつつ、押し付けがましくない文面が理想的です。

プロンプト例

あなたは10年以上の経験を持つトップセールスライターです。顧客の心を動かし、高い開封率と返信率を実現する営業メールを作成することに長けています。

以下の条件に従って、効果的な営業メールを作成してください。

# 入力情報

## メール種別

新規アプローチ / 既存フォローアップ / 提案 / 再アプローチ など

## 自社情報

- 会社名: 株式会社○○
- 担当者名: 山田太郎
- 製品・サービス名: ○○システム
- 提供価値: 業務効率化を30%向上

## ターゲット顧客情報

- 企業名: △△株式会社
- 担当者名: 佐藤様 / 不明の場合は「ご担当者様」
- 業種: 製造業
- 想定課題: 人手不足による残業時間の増加

## メールの目的・背景

新製品の紹介 / 前回面談後のフォロー / セミナー案内 など、今回メールを送る具体的な理由

## トーン・スタイル

フォーマル / やや親しみやすい / カジュアル など

# 作成条件

- 件名は20文字以内で興味を引くものにする
- 本文は簡潔で3-4段落、300-400文字程度
- 顧客の課題に共感し、具体的な価値提案を含める
- 押し付けがましくなく、次のアクションを明確に提示
- 誤字脱字がなく、ビジネスマナーに適した表現

# 出力形式

件名: [件名]

本文:

[メール本文]

出力例

営業メールでは、相手にとってのメリットを明確に示すことが成果につながります。自社サービスの特徴だけでなく、相手の課題解決にどう貢献できるかを具体的に伝えましょう。また、次のアクションを促すことで、返信率や商談化率を高められます。

4.新商品の案内

新商品やサービスのリリース時には、既存顧客や見込み客に対して効果的な案内メールを送る必要があります。商品の魅力を簡潔に伝え、興味を持ってもらうことが目的です。

プロンプト例

あなたは顧客の心を動かすマーケティングメールの専門家です。

新商品またはサービスのリリース案内メールを作成してください。

# 作成条件

- 顧客にとってのベネフィット（得られる価値や解決できる課題）を中心に訴求する
- 発売日、価格、購入方法などの基本情報を分かりやすく記載する
- 問い合わせ先を明記し、顧客がスムーズに行動できるようにする
- [対象顧客]に応じた適切なトーンで記載する
- 件名は開封率を高める魅力的な内容にする

# 入力情報

## 商品/サービス情報

- 商品/サービス名: 例: スマート体温計「HealthCheck Pro」
- 主な特徴: 例: スマホ連動、家族の体温管理、AIによる健康アドバイス
- 顧客が得られるベネフィット: 例: 家族全員の健康を一元管理でき、病気の早期発見につながる

## 基本情報

- 発売日: 例: 2024年4月1日
- 価格: 例: 9,800円（税込）、初回限定20%OFF
- 購入方法: 例: 公式オンラインストア、Amazon、全国の家電量販店
- 問い合わせ先: 例: カスタマーサポート 0120-XXX-XXX（平日9:00-18:00）、info@example.com

## ターゲット設定

- 対象顧客: 既存顧客 or 見込み客
- 顧客の課題や関心事: 例: 家族の健康管理に不安がある、紙の記録が面倒

# 出力形式

件名: [魅力的な件名]

本文:

[顧客に響くメール本文]

- --

※メールは適切な長さで、読みやすい段落構成にしてください

出力例

新商品案内では、商品の特徴を羅列するのではなく、顧客にとってのベネフィットを中心に伝えることが重要です。発売日や価格、購入方法などの基本情報を分かりやすく記載し、問い合わせ先も明記しておくのも忘れず実施しましょう。

5.イベントやセミナーの案内

セミナーやウェビナー、展示会などのイベント案内メールは、参加を促すために重要です。イベントの概要と参加メリットを明確に伝え、申込みへの導線を作りましょう。

プロンプト例

あなたはイベントマーケティングとメールライティングの専門家です。

以下の情報をもとに、読者の参加意欲を高めるイベント案内メールを作成してください。

# 作成条件

- 件名は開封率を高める魅力的な表現にする
- 冒頭で読者の興味を引くキャッチコピーを配置する
- イベントの価値と参加メリットを具体的に訴求する
- 基本情報（日時・場所・参加費）を視覚的に見やすく整理する
- 登壇者の専門性や実績を効果的にアピールする
- 申込みへの心理的ハードルを下げる表現を使用する
- 早期申込み特典がある場合は強調する
- 申込みリンクや問い合わせ先を明確に記載する
- 親しみやすく、かつプロフェッショナルなトーンを維持する

# 出力形式

以下の構成でメール本文を作成してください：

```

【件名】

[魅力的な件名]

【本文】

[挨拶文]

[イベントの概要と魅力を伝える導入文]

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■ イベント概要

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

[基本情報を箇条書きで整理]

[得られる知識・スキル・メリットの説明]

[登壇者情報]

[申込み方法・締切・特典情報]

[締めの文章と行動喚起]

[署名]

```

# イベント情報

以下の項目を埋めてください：

#### イベント基本情報

- イベント名：
- 開催形式：（対面/オンライン/ハイブリッド）
- 開催日時：
- 開催場所/URL：
- 参加費：
- 定員：
- 申込締切：

#### イベント内容

- テーマ・目的：
- 対象者：
- プログラム概要：
- 得られる知識・スキル：

#### 登壇者情報

- 氏名・肩書：
- 専門分野・実績：

#### 申込み情報

- 申込み方法：
- 申込みURL：
- 早期特典（あれば）：
- 問い合わせ先：

出力例

イベント案内では、開催日時・場所・参加費などの基本情報を見やすく記載することが基本です。イベントのテーマや得られる知識、登壇者の情報なども盛り込み、参加する価値を感じてもらえる内容にしましょう。申込み方法や締切日を明記し、早期申込みを促す工夫も効果的です。

6.スケジュール調整

複数人が関わるプロジェクトや会議では、参加者全員の都合を確認するスケジュール調整が必要です。効率的に調整を進めるためのメール文面が求められます。

プロンプト例

あなたはビジネスコミュニケーションの専門家です。

以下の情報を基に、参加者全員の都合を確認するための効果的なスケジュール調整メールを作成してください。

段階的なアプローチ（大まかな希望確認→具体的日時決定）を取り入れ、回答しやすく、かつ調整がスムーズに進む内容にすることが重要です。

# 入力情報

## 会議/プロジェクトの基本情報

- 件名: 例：第2四半期マーケティング戦略会議
- 目的: 例：新商品のプロモーション計画について協議
- 参加予定者: 例：マーケティングチーム5名、営業部2名

## スケジュール関連情報

- 想定時期: 例：3月中旬～下旬
- 所要時間: 例：2時間
- 希望曜日・時間帯: 例：平日午後、または火曜・木曜の終日など（指定がなければ「特になし」）
- 回答期限: 例：2月28日（金）17時まで

## その他

- メールのトーン: フォーマル/ややフォーマル/カジュアル から選択
- 補足事項: 例：オンライン開催予定、事前資料あり など（なければ空欄）

# 作成条件

- 件名と本文の両方を作成する
- 参加者が回答しやすいよう、具体的な選択肢や回答方法を提示する
- 回答期限を明記し、期限内の返信を促す表現を含める
- 段階的アプローチ（まず大まかな希望を聞き、その後具体的な日時を決定）を採用する場合はその旨を明記する
- 簡潔で分かりやすい文章構成にする

# 出力形式

件名：

[作成した件名]

本文：

[作成したメール本文]

出力例

複数人のスケジュール調整では、大まかな時期や曜日の希望を確認し、その後具体的な日時を決定する方法もおすすめです。回答期限を設けることで、調整がスムーズに進みます。

7.請求書送付

請求書の送付は定型業務ではありますが、金額や支払い条件などの重要情報を正確に伝える必要があります。丁寧かつ明確な文面にするために、細心の注意を図ることが重要です。

プロンプト例

あなたはビジネスメール作成の専門家です。以下の条件に従って、請求書送付メールを作成してください。

# 作成条件

## 基本情報

- 宛先企業名: 株式会社〇〇
- 宛先担当者名: △△様
- 請求書番号:
- 請求日: 　年　月　日
- 請求金額（税込）: ¥
- 支払い期日: 　年　月　日

## 請求内容の概要

　年　月分のコンサルティング業務費用として、以下の内訳で請求いたします。

・戦略立案支援: ¥

・実行支援: ¥

## 振込先情報

- 銀行名: 〇〇銀行
- 支店名: △△支店
- 口座種別: 普通
- 口座番号: 1234567
- 口座名義: カブシキガイシャ〇〇

## 連絡先情報

- 担当部署: 経理部
- 担当者名:
- 電話番号:
- メールアドレス:

# 出力要件

- 件名と本文を含む完全なメール形式で出力する
- ビジネスメールとして適切な敬語と丁寧な表現を使用する
- 請求書PDFの添付を促す文言を必ず含める
- 支払い期日を強調し、見落とされないようにする
- 振込手数料の負担について明記する
- 不明点への対応窓口を明確に示す
- 簡潔かつ必要十分な情報量を保つ

出力例

請求書送付メールでは、請求内容の概要と支払い期日を明記することが必須です。振込先情報は正確に記載し、請求書のPDF添付も忘れずに行いましょう。不明点があった際の連絡先も明示しておくと、相手も安心して対応できます。

8.支払い催促

支払い期日を過ぎても入金が確認できない場合、催促メールを送る必要があります。相手との関係を損ねないよう、丁寧な表現を心がけつつ、確実に支払いを促しましょう。

プロンプト例

あなたは経験豊富なビジネスライティングの専門家です。

支払い期日を過ぎた取引先に対する催促メールを、相手の立場を尊重しながら効果的に作成してください。

# 作成条件

## 基本方針

- 相手の面目を保ちながら、丁寧かつ明確に支払いを促す
- 行き違いの可能性を考慮した配慮ある表現を使用
- 段階に応じて適切なトーンで記載
- ビジネスメールとして適切な敬語と構成を維持

## 必須記載事項

- 請求内容の明示（金額、請求書番号、取引内容）
- 当初の支払い期日
- 支払い方法の案内
- 問い合わせ先情報
- 行き違いへの配慮文言

## 段階別のトーン設定

### 1回目の催促

- 最も丁寧で柔軟な表現
- 「行き違い」「ご確認」を強調
- 相手のミスを直接指摘しない

### 2回目の催促

- やや具体的で明確な表現
- 前回の連絡にも言及
- 期限を設定することを検討

### 3回目の催促

- より踏み込んだ表現
- 具体的な期限の設定
- 今後の対応についても言及

# 入力情報

## 取引先情報

- 会社名: 株式会社○○
- 担当者名: 様

## 請求情報

- 請求書番号:
- 請求金額: 円（税込）
- 取引内容: ○○システム開発業務
- 支払い期日: 　年　月　日

## 支払い方法

銀行振込：○○銀行 ○○支店 普通 1234567 株式会社△△

## 問い合わせ先

- 担当部署:
- 担当者:
- 電話番号:
- メールアドレス:

## 催促段階

1回目 / 2回目 / 3回目 のいずれかを選択

# 出力形式

件名、本文（挨拶から結びまで）を含む完全なメール形式で出力してください

出力例

催促メールは、相手に不快感を与えないよう慎重な表現が求められます。まずは「行き違いの可能性」を強調して、相手の面目を保ちながら確認を促す形が理想的です。請求内容を再度明記し、支払い方法や問い合わせ先も記載しておくと親切です。

9.商談後や購入後のフォローアップ

商談後や製品購入後のフォローアップメールは、顧客との関係を深め、次の商談やリピート購入につなげるための重要です。感謝の気持ちと今後のサポート姿勢を伝えましょう。

プロンプト例

あなたは経験豊富なビジネスコミュニケーションの専門家です。

相手との関係性を深め、今後のビジネス機会を最大化するフォローアップメールを作成してください。

# 入力情報

## メールのシナリオ

- シナリオタイプ: 商談後 または 製品購入後

## 基本情報

- 送信者名: あなたの名前
- 送信者の役職: 営業担当、カスタマーサクセスなど
- 受信者名: 相手の名前
- 受信者の役職・会社名: 相手の役職や会社名

## 背景情報

- 商談/購入日時: ○月○日
- 商談内容または購入製品: 具体的な商談テーマや製品名
- 相手が示した関心事項や課題: 商談中に話題になった課題や関心事

## 次のアクション（該当する場合のみ記入）

- 提案する次のステップ: 商談後の場合：デモ実施、見積提出、次回ミーティングなど　購入後の場合：空欄可
- サポート内容: 利用開始支援、トレーニング、問い合わせ窓口など

# 作成メールの要件

- 件名と本文を作成する
- 相手の時間を割いてくれたことへの感謝を冒頭で明確に示す
- サポート体制（担当者、連絡先、サポート内容）を具体的に記載する
- 商談後の場合：次のステップを明確に提案し、期日や具体的なアクションを含める
- 購入後の場合：製品の効果的な活用方法の支援を申し出、追加ニーズへの対応余地を示す
- プロフェッショナルかつ親しみやすいトーンを保つ
- 簡潔で読みやすい構成（3-4段落程度）

# 出力形式

【件名】

[件名を記載]

【本文】

[メール本文を記載]

出力例

フォローアップメールでは、相手の時間を割いてくれたことへの感謝を示し、今後のサポート体制を明確に伝えましょう。商談の場合は次のステップを提案し、購入後の場合は使い方のサポートや追加提案の余地を残しておくと、継続的な関係構築につながります。

10.クレーム対応

クレームや苦情への対応メールは、企業の信頼を左右する重要な要素です。迅速かつ誠実な対応で、顧客の不満を解消し、信頼回復を図りましょう。

プロンプト例

あなたは顧客対応の専門家です。以下の条件に従って、誠意が伝わるクレーム対応メールを作成してください。

# 作成条件

## 基本方針

- 相手の不快な思いに対する謝罪と共感を最優先で示す
- 具体的な対応策と今後の改善策を明確に提示する
- 誠意を持って対応する意思を伝える
- ビジネスメールとして適切な形式と敬語を使用する

## メール構成（必須の流れ）

1. **謝罪と共感**：相手の不快な思いを受け止め、まず謝罪する

2. **状況確認**：クレーム内容を正確に理解していることを示す

3. **具体的対応策**：今回の件に対する具体的な解決策を提示

4. **改善策**：再発防止のための取り組みを説明

5. **締めの言葉**：誠意と今後の関係継続への意思を表明

## 入力情報

#### クレーム・苦情の内容

具体的なクレーム内容を記載してください（例：商品の不良、サービスの遅延、スタッフの対応など）

#### 顧客情報

- 顧客名：○○様
- 会社名（BtoBの場合）：株式会社○○（不要な場合は削除）

#### 提供する対応策

今回のクレームに対してどのような対応を取るか記載してください（例：返金、交換、補償、担当者変更など）

#### 改善策

今後の再発防止策を記載してください（例：品質管理の強化、スタッフ教育、業務フロー見直しなど）

## 出力形式

件名、本文を含む完全なメール形式で出力してください。トーンは丁寧かつ誠実で、形式的すぎず人間味のある表現を心がけてください。

出力例

クレーム対応では、まず相手の不快な思いに対する謝罪と共感を示すことが最優先です。原因の説明や言い訳よりも、まずは相手の気持ちを受け止める姿勢を見せましょう。初期対応の速さが信頼回復の鍵となります。

11.校正・添削

自分で作成したメール文面を、より洗練された表現に改善したい場合にも、ChatGPTは活用できます。誤字脱字のチェックから、文章構成の改善まで幅広く対応可能です。

プロンプト例

あなたはビジネスコミュニケーションの専門家です。ユーザーが作成したメール文面を分析し、より洗練された表現に改善してください。

# 改善の観点

- **明瞭性**: 伝えたい内容が明確で誤解を招かない表現
- **簡潔性**: 冗長な表現を削ぎ落とし、要点を端的に
- **丁寧さ**: 相手への配慮と適切な敬語表現
- **構成**: 論理的な流れと読みやすい段落構成
- **ビジネス文書としての適切さ**: 場面に応じた文体とトーン
- **誤字脱字・文法**: 正確な日本語表現

# 入力情報

## メールの背景情報

- メールの目的: 例: 商談の日程調整、資料送付、お詫び、お礼など
- 送信先: 例: 社外の取引先、上司、同僚、顧客など
- 状況・前提: 例: 初めての連絡、継続的なやり取り、緊急性の有無など

## 元のメール文面

改善したいメール文面をそのまま貼り付けてください

例:

件名: 打ち合わせの件

○○様

お世話になります。

先日お話しした件ですが、来週あたりで打ち合わせできればと思っています。

ご都合いかがでしょうか。

よろしくお願いします。

# 出力形式

## 改善後のメール文面

[改善したメール全文を記載]

## 主な改善ポイント

1. [具体的な改善箇所と理由]

2. [具体的な改善箇所と理由]

3. [具体的な改善箇所と理由]

## 補足アドバイス

[状況に応じた追加の留意点や代替表現があれば記載]

出力例

校正・添削では、敬語の使い方や文章のリズム、論理構成なども含めてチェックしてもらえるため、メール作成に自信がない場合も安心です。重要なメールを送る前に、一度ChatGPTで確認する習慣をつけるのもおすすめです。

12.文体の変更

同じ内容でも、相手や状況に応じて文体を変える必要があります。フォーマルな表現からカジュアルな表現まで、ChatGPTなら簡単に変換できます。

プロンプト例

あなたはメール文体変換の専門家です。ユーザーが作成したメール文面を、指定された文体に自然かつ適切に変換してください。

# 入力情報

## 希望する文体

フォーマル / カジュアル / ビジネスライク / フレンドリー / 丁寧 / その他（具体的に記載）

## 変換元のメール文面

変換したいメール文面を記載してください

# 変換時の注意事項

- 元のメッセージの意図や内容を正確に保持する
- 指定された文体に適した語彙、表現、構文を使用する
- 挨拶や締めの言葉も文体に合わせて調整する
- 不自然な表現を避け、その文体として自然な日本語にする
- 敬語の使用レベルを文体に応じて調整する

# 出力形式

以下の形式で出力してください：

- *【変換後のメール文面】**

（変換後の文面）

- *【変換のポイント】**
- 主な変更点や工夫した表現を3～5点程度、箇条書きで説明

出力例

文体変更は、相手との関係性や業界の慣習に合わせてメールのトーンを調整する際に便利です。堅すぎる文章を柔らかくしたり、逆にカジュアルすぎる表現をフォーマルにしたりと、柔軟に活用できます。社内メールと社外メール、役職者向けと同僚向けなど、シーンに応じて使い分けましょう。

13.翻訳

海外の取引先とのやり取りでは、正確な翻訳が必要です。ChatGPTは自然な表現での翻訳が得意で、ビジネスメールにも十分活用できます。

プロンプト例

あなたはビジネス翻訳の専門家です。

海外取引先とのメールコミュニケーションにおいて、正確かつ適切な翻訳を提供してください。

# 翻訳条件

- **翻訳元言語**: 日本語
- **翻訳先言語**: 英語
- **翻訳スタイル**: ビジネスフォーマル

# 翻訳時の重要事項

1. ビジネスメールとして適切な敬語表現と丁寧さを保持する

2. 業界特有の専門用語や固有名詞は正確に翻訳する

3. 元のメールの意図やニュアンスを損なわない

4. 文化的背景を考慮し、誤解を招く表現は適切に調整する

5. 日付、数値、単位などは翻訳先の表記慣習に合わせる

6. 曖昧な表現がある場合は、複数の翻訳候補を提示する

# 出力形式

## 翻訳結果

[翻訳されたメール全文]

## 補足説明（必要な場合のみ）

- 特記事項や翻訳における判断理由
- 代替表現の提案
- 文化的配慮点
- --

#### 【翻訳対象メール】

ここに翻訳したいメール本文を貼り付けてください。件名から署名まで含めて入力可能です。

出力例

翻訳機能を使う際は、ただ直訳するだけではなく、その言語圏のビジネス文化に沿った表現になるよう指示することが重要です。ただし、契約書や法的文書など重要な内容については、専門家の確認を入れることをおすすめします。

14.文面のブラッシュアップ

箇条書きやメモ書き、極端に言えばため口で書いた要点だけでも、chatgptは適切なビジネスメールに整形してくれます。

プロンプト例

あなたはビジネスコミュニケーションの専門家です。

以下のメモ書きや要点を、適切なビジネスメールに変換してください。

# 入力情報

例：

・明日の会議、15時に変更

・資料は当日配布でOK

・参加者に事前連絡よろしく

# 変換ルール

- 適切な件名を作成する
- 宛名（◯◯様）と署名欄（送信者名）は[placeholder]として記載する
- 敬語を使用し、丁寧で読みやすい文章にする
- 要点を漏らさず、かつ簡潔にまとめる
- ビジネスメールの基本構造（挨拶→本題→締め）に従う
- 箇条書きが効果的な場合は活用する

# 出力形式

件名、宛名、本文、署名欄を含む完成されたメール文面として出力してください。

出力例

完璧な文章を考える必要がないため、メール作成のハードルが大きく下がり、文章作成が苦手な方でも気軽に活用できます。思いついた要点をそのまま入力するだけで、ビジネスシーンに適した文面が完成するのは大きなメリットです。

※メール返信に汎用性高く使えるテンプレートご紹介

毎回プロンプトを考えるのは非常に手間がかかる上に、効果的な指示の出し方に迷うこともあるでしょう。そんな時に便利なのが、すぐに使えるテンプレートです。当社が運営する法人向け生成AIチャットサービス、ナレフルチャットでは、メール返信に特化した実用的なプロンプトテンプレートを提供しています。

受信したメールの内容や簡単な指示を貼り付けるだけで、適切な返信文を自動生成できるため、日々のメール対応を大幅に効率化できます。

メール返信プロンプトの出力例

これをコピペし、一部調整すれば返信メールの作成が完了します。

ナレフルチャットには、メール返信テンプレート以外にも、要約・翻訳、業務効率化、資料作成など、様々な業務に即座に使えるプロンプトテンプレートが多数用意されています。

業務効率化を本格的に進めたい企業はぜひナレフルチャットをご検討ください。

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メール作成・返信する際の注意点

ChatGPTをメール業務に活用する際は、便利さの反面、いくつか注意すべき点があります。

ここでは特に重要な2つの注意点を紹介します。

情報漏洩のリスクがある
ハルシネーションに注意する

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTにメール内容を入力する際、顧客情報や社内の機密情報が含まれていないか確認が必要です。生成AIに入力した情報は学習データとして使用される可能性があり、セキュリティリスクにつながります。

特に、個人情報や契約内容、未発表の新商品情報、財務データなどは絶対に入力しないよう注意してください。メールに含まれる固有名詞や数値情報は、可能な限り伏せ字や仮の情報に置き換えてから、プロンプトとして使用しましょう。

企業で本格的に導入する場合は、データ保護が保証されたサービスを選ぶことが重要です。

ハルシネーションに注意する

ChatGPTは時として、事実ではない情報を自信を持って出力することがあります。これはハルシネーションと呼ばれる現象で、その生成した回答を拡散してしまうと、社会的信用の低下や経済的な損失を引き起こす可能性があります。

メール作成時に、自分がChatGPTに共有していない情報が含まれていた場合は、必ず事実確認をするようにしましょう。特に、料金や納期、仕様などの重要情報については、ChatGPTの出力をそのまま使わず、必ず正確な情報に置き換える必要があります。ChatGPTはあくまで文章作成のアシスタントとして活用し、最終的な内容の正確性は人間が責任を持って確認する姿勢が大切です。