Use Case
導入事例
県関連団体のAI導入ハードルをどう越えたか｜ひょうご震災記念21世紀研究機構が実現した全職員への生成AI展開
ひょうご震災記念21世紀研究機構
文字起こし作業を数十分に短縮｜議事録作成の時間とコストを削減｜職員のAI利用率向上と意識変化
・一部職員のみが個別にAIを使っており、組織全体で安心して使える環境がなかった。
・組織単位で契約でき、初心者向け機能や複数AIモデル対応があり、全職員に配布しやすかったため。
・議事録作成や資料作成、研究用途まで活用が広がり、AIへのハードルが下がった。
・資料作成や広報業務への活用を進め、職員全体のAIリテラシーを高めていく。
【導入事例】公益財団法人ひょうご震災記念21世紀研究機構
ひょうご震災記念21世紀研究機構は、阪神・淡路大震災の教訓を踏まえ、南海トラフ地震など将来の大災害への備えと、21世紀の新しい社会の創造に寄与することを使命とする実践的なシンクタンクです。防災・減災の研究や災害ミュージアムの運営、災害等に起因するこころのケアなど、幅広い事業を展開しています。
導入前は職員ごとに生成AIの活用状況がバラバラで、組織全体で安心して使える環境が整っていませんでした。そこで導入したのがナレフルチャットです。現在は90名にアカウントを配布し、議事録作成や研究業務のプログラム生成など、多岐にわたる業務での活用が進んでいます。今回は管理部でDX推進を担う北野さま・皿池さまに、導入の背景や効果、今後の展望について伺いました。
■導入機関と生成AIの利用状況
── はじめにひょうご震災記念21世紀研究機構の活動内容について簡単に教えてください。また、主な担当業務について教えてください。
皿池さま：
阪神・淡路大震災から得た教訓を踏まえ、南海トラフ地震など将来の大災害に備えるとともに、21世紀の新しい社会の創造に寄与することを使命としています。「研究戦略センター」「人と防災未来センター」「こころのケアセンター」の3つのセンターがそれぞれの専門性を発揮しながら、防災・減災の研究や被災地支援に取り組む政策志向型の総合的・実践的シンクタンクです。
年間約50万人が訪れる施設では、大震災当時の映像や震災遺構の展示、気象災害に関する体験型コーナーなど、幅広い来場者に向けたコンテンツを提供しています。神戸市内の小学生が必ず訪れる施設になっており、昨年は天皇皇后両陛下が行幸啓になり、ご視察されました。
私たちが担当しているのは管理業務です。人事労務や経理財務などのバックオフィス業務を主軸としながら、DX推進の検討や各種研修なども担っています。
── ナレフルチャット導入前、生成AIの業務活用は行っていましたか？また、その際の課題やお悩みを教えてください。
皿池さま：
導入前は、一部の職員のみがクローズドな環境のCopilotを使用できる状況でしたが、実態としては検索・質問程度の使い方にとどまっており、生成AIとしての本格的な活用には至っていませんでした。研究員については研究費で個人契約している人もいましたが、組織全体で安心して使えるツールは存在しませんでした。
規約も当時は整っておらず、各個人の常識に任せている状態でした。使う人・使わない人がバラバラで、Copilotが生成AIであるという認識すら薄い職員も多く、組織としての活用とは程遠い状況でした。
北野さま：
私自身も前所属でCopilotにログインしたのは1回程度でした。仕事内容によって使う人もいれば使わない人もいて、当時の私の担当業務でもあまり使う機会がありませんでした。
■ナレフルチャット導入の背景
── ナレフルチャットを知ったきっかけと、数ある生成AIツールの中からナレフルチャットを選んだ理由や決め手を教えてください。
皿池さま：
きっかけは偶然でした。以前からパソコンや機材購入で取引のあった株式会社ハイパー(ナレフルチャット販売代理店)から、「聞くだけでいいので」とナレフルチャットの紹介を受けたのが始まりです。当時は生成AIを仕事で使うイメージが全くなく、「うちの仕事には向いていないと思います」とお伝えしていたほどです。
その後、半年以上が経ってから理事長より「生成AIを活用せよ」という指令が出たタイミングで、改めてナレフルチャットの説明を受けました。兵庫県や大学が導入しているサービスやGeminiとの個別契約なども比較検討しましたが、機能と費用面を総合的に判断し、ナレフルチャットに決定しました。
決め手は大きく3点です。まず、全員にAIツールを配布しないと意味がないという考えが根底にあり、個別契約では使わない人の分まで費用がかかってしまうため、組織単位で契約できる費用体系が魅力的でした。次に、「生成AIとは何か」というところから始まる職員が多い中で、プロンプト作成サポートなど初心者でも使いやすい機能が整っていた点。そして、主要なAIモデルを選択できるマルチAIモデル対応である点です。実際に導入してみると、AIが不要な業務もあり使わない人も一定数いますので、個別契約では費用対効果が悪かったでしょう。この点がナレフルチャットの大きな特徴だと改めて感じています。
── ナレフルチャットを全員に提供していますか？また、機関内でのナレフルチャットの利用者数を教えてください。
皿池さま：
ほぼ全職員にアカウントを提供しています。現在90名に招待を出しており、ログイン数はその8割程度、常時使用しているのは半数程度です。
毎年3分の1の職員が入れ替わるという特性もあり、4月に着任したばかりで「生成AIとは何か」から始まる職員も含まれています。説明会を行えば利用率は上がると思っており、今後の周知活動に力を入れていきたいと考えています。
── 職員への浸透に向けて、工夫されたことを教えてください。
皿池さま：
導入からまだ半年ほどですが、課長会議での周知依頼、株式会社ハイパーによる初級者向け研修の開催、研修動画の掲示板掲載、ナレフルチャット公式のオンライン研修の案内など、複数の方法で浸透を図っています。研修を欠席した方や見直したい方がいつでも確認できるよう、動画をアーカイブとして掲載しているのもポイントです。
また、職員への一番のメッセージは「何でもナレフルチャットに聞いてみて」ということです。印紙の貼り方のような些細なことでも、分からないことがあればまずAIに聞いてみるという習慣を作ることが、浸透への第一歩だと考えています。
北野さま：
利用ログを確認すると、現在はClaude系とGemini系が人気です。Claudeは研究員に人気で資料作成やコード生成に多く使われており、Geminiは一般的な用途で活用されています。用途に応じてモデルを使い分けられるのも、ナレフルチャットの使いやすさの一つだと感じています。
皿池さま：
アップデートが頻繁で、顧客の声をすぐに反映してくれる開発スピードの速さも心強いです。
── ナレフルチャットの具体的な活用方法を教えてください。また、職員の間で特に人気の使い方やプロンプトがあれば教えてください。
皿池さま：
職種によって活用方法は様々です。研究員からは、データ処理や可視化のためのプログラム作成にAIを活用しているという声があります。「おおまかな指示でも一定の形にしてくれるため、手間を大幅に削減できており、結果の確認・分析といった注力すべき業務に時間を充てられる」とのことです。また、参照リンク付きで検索結果が出てくるSonar（Perplexity）を使い、公開情報の収集や情報の正確性チェックにも活用されています。
北野さま：
事務職では、会議の文字起こしや議事録作成、メール作成、調べものでの活用が多いです。以前は文字起こしソフトを使っていましたが精度が低く、ナレフルチャットの文字起こし精度の高さには現場から感激の声が上がりました。AIが文脈を想像しながら補完してくれるため、議事録作成の質と速度が大幅に向上しています。研修会などの主催者挨拶の作成も、回を重ねるごとに精度が上がっているという声も聞いています。
■ナレフルチャット導入後の効果
── ナレフルチャットの導入効果を教えてください。
皿池さま：
私が担当していた業務では、1時間半の文字起こしに約2万5千円、7営業日かかっていました。シンポジウムなど長時間のイベントでは特に費用削減効果が高く、以前は10日ほどかかっていた作業がナレフルチャット導入後は数十分で完了するようになりました。1週間以上の期間短縮と、費用の大幅削減が実現しています。月額4万円（税抜）の中でこれだけの効果が得られるのは、非常に大きなメリットだと感じています。
北野さま：
最も効果を実感しているのは、会議の議事録作成にかかる時間とコストの削減です。以前は業者に文字起こしを依頼していましたが、納品まで時間がかかり費用も発生していました。ナレフルチャット導入後は数十分で完了するようになり、会議後の残業もなくなったという声が多く上がっています。働き方改革という観点でも、着実な効果が出ています。
── ナレフルチャット導入を通じて、職員の生成AIに対する意識や使い方に変化を感じていますか？
皿池さま：
以前は「セキュリティ面で危ないのでは」「業務にどう使えるか分からない」と感じていた職員も、「ちょっとナレフルチャットに聞いてみよう」という意識に変わってきています。生成AIに対するハードルが確実に下がっており、「生成AIとは何か」という問いに答えられる職員が増えました。
特に大きいのはトップの姿勢です。次長や課長クラスが積極的に使うことで、部下にも「使った方がいいよ」と促す効果が生まれています。逆に、上層部が使っていない部署は、やはり現場にも広がりにくい傾向があります。トップがAI活用を推進してくれることは、組織全体への浸透において非常に重要だと実感しています。
また、シンポジウムの挨拶文作成など、実際に使ったものを何度も入力していくことでAIの精度が上がっていくという体験が、職員の意識を変えるきっかけにもなっています。まず触ってもらい、「こういうこともできるのか」と知ってもらうことが、浸透への最初の一歩だと感じています。
■今後の展望
── 貴機構のビジョンの中で、生成AIを活用して実現したいことはありますか？
北野さま：
現在取り組んでいるのは、中期目標・中期計画に向けたビジョンの策定です。以前なら文字のみで構成していた資料に、生成AIで作成したポンチ絵やイメージ図を挿入するなど、資料の質を上げる取り組みを始めています。最終的には専門業者と肩を並べるような資料作成を目指したいと思っています。
また、理事長が広報戦略を重視しており、ホームページの改善やメルマガの発信にもAIを活用したいと考えています。ネタの収集や定期的なコンテンツ作成に苦労しているので、AIを活用して効率化できる部分があると期待しています。
DX推進を進める中で、AIに対してアレルギーを持つ職員もいます。そういった方々のハードルを少しずつ下げながら、組織全体のAIリテラシーを底上げしていくことが、当面の目標です。
── 最後に、生成AIを活用する重要性について感じていることや、生成AI導入を検討している組織へ向けて、アドバイスやメッセージがあればお願いします。
皿池さま：
生成AIは、自らの知識を超えた情報収集や提案を短時間で実行できる点が最大の強みです。一方的な検索結果ではなく多角的な視点から情報を提供してくれるため、可能性を大きく広げることができます。正しく活用できれば、安全に大幅な業務時間の削減が実現できるので、導入は今後必須になってくると思っています。
導入を検討している組織へお伝えしたいのは、「AIリテラシーを上げてから導入する」のではなく、「導入しながらリテラシーを上げていく」というアプローチが有効だということです。ナレフルチャットは初心者にもやさしい機能が実装されており、「AIって何？」というところから始める組織にこそ向いているツールだと感じています。
実際に当機構がナレフルチャットを導入したことを聞いて、同じような県関連団体からの問い合わせが何件かありました。県関連団体はIT導入のハードルが高い中で、「それでも導入できたナレフルチャット」という実績が、躊躇している組織にとっての説得材料になっているようです。すでにAIを使いこなしている組織はより専門的なツールを選べばよいと思いますが、まず組織全体でAIに触れる環境を作りたいという組織には、ナレフルチャットは最適な選択肢の一つだと自信を持っておすすめできます。
本事例の導入支援協力：ナレフルチャット販売代理店「株式会社ハイパー」
